會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中,由于各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和經(jīng)濟(jì)管理的要求不同,原始憑證的名稱、格式和內(nèi)容多種多樣。
但是,原始憑證作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)完成的原始證據(jù),必須反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的情況,并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)人的責(zé)任,所以各種原始憑證都必須具備一些基本內(nèi)容,具有一些基本要素,這些基本要素主要包括以下7個(gè)方面: (1)憑證的名稱。標(biāo)明原始憑證所記錄業(yè)務(wù)內(nèi)容的種類,反映原始憑證的用途,如“發(fā)貨票”、“入庫(kù)單”等。
(2)填制憑證的日期。如果在業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí),因各種原因未能及時(shí)填制原始憑證的,應(yīng)以實(shí)際填制日期為準(zhǔn);銷售產(chǎn)品、產(chǎn)品時(shí)未能及時(shí)開(kāi)出發(fā)貨票的,補(bǔ)開(kāi)發(fā)貨票的日期應(yīng)為實(shí)際填制時(shí)的日期。
(3)填制憑證單位或填制人姓名。 (4)經(jīng)辦人員的簽名和蓋章。
經(jīng)辦人員簽名蓋章是為了通過(guò)該項(xiàng)內(nèi)容明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 (5)接受憑證單位的名稱。
將接受憑證單位與填制憑證單位或填制人聯(lián)系,標(biāo)明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。 (6)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。
經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容主要是表明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的項(xiàng)目、名稱及有關(guān)的附注說(shuō)明。 (7)數(shù)量、單價(jià)和金額。
主要表明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)量。這是原始憑證的核心。
原始憑證的要素
(1)憑證的名稱。標(biāo)明原始憑證所記錄業(yè)務(wù)內(nèi)容的種類,反映原始憑證的用途,如“發(fā)貨票”、“入庫(kù)單”等。
(2)填制憑證的日期。如果在業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí),因各種原因未能及時(shí)填制原始憑證的,應(yīng)以實(shí)際填制日期為準(zhǔn);銷售產(chǎn)品、產(chǎn)品時(shí)未能及時(shí)開(kāi)出發(fā)貨票的,補(bǔ)開(kāi)發(fā)貨票的日期應(yīng)為實(shí)際填制時(shí)的日期。
(3)填制憑證單位或填制人姓名。
(4)經(jīng)辦人員的簽名和蓋章。經(jīng)辦人員簽名蓋章是為了通過(guò)該項(xiàng)內(nèi)容明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
(5)接受憑證單位的名稱。將接受憑證單位與填制憑證單位或填制人聯(lián)系,標(biāo)明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。
(6)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容主要是表明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的項(xiàng)目、名稱及有關(guān)的附注說(shuō)明。
(7)數(shù)量、單價(jià)和金額。主要表明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)量。這是原始憑證的核心。
原始憑證即單據(jù),是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)由經(jīng)辦人直接取得或填制的,用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況,明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明,是記賬的原始依據(jù),具有法律效力,是會(huì)計(jì)核算的重要資料。
按其來(lái)源不同分為外來(lái)原始憑證和自制原始憑證。按格式不同分為通用憑證、專用憑證。
其基本要素主要有:原始憑證名稱、填制憑證的日期、憑證的編號(hào)、接受憑證單位名稱(抬頭人)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價(jià)、金額等)、填制單位簽章、有關(guān)人員(部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人)簽章 、填制憑證單位名稱或填制人姓名、憑證附件。記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證,按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類 ,并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的書面證明,又稱記賬憑單,它根據(jù)復(fù)式記賬法的基本原理,確定了應(yīng)借應(yīng)貨的會(huì)計(jì)科目及其金額,將原始憑證中的一般數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)語(yǔ)言,是介于原始憑證與賬簿之間的中間環(huán)節(jié),是登記賬簿的依據(jù)。
按內(nèi)容可分為收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證。按填列方法可分為復(fù)式、單式記賬憑證。
其基本要素為:1、記賬憑證的名稱2、記賬憑證的日期3、記賬憑證的編號(hào)4、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容摘要5、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)科目及其記賬方向6、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的金額7、記賬標(biāo)記8、所附原始憑證的張數(shù)9、制單(證)、審核、記賬、會(huì)計(jì)主管等有關(guān)人員的簽章,收款憑證和付款憑證應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。其填制要求為:1、記賬憑證各項(xiàng)內(nèi)容必須完整;2、記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào);3、記賬憑證的書寫應(yīng)清楚、規(guī)范;4、記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制,或根據(jù)若干張同類的原始憑證匯總編制,也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制;5、除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證,其他記賬憑證必須附有原始憑證;6、填制記賬憑證時(shí)若發(fā)生錯(cuò)誤,應(yīng)當(dāng)重新填制,已登記入賬的記賬憑證在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤的,可用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證,在摘要欄注明“注銷某月某日某號(hào)憑證”字樣,同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。
如會(huì)計(jì)科目沒(méi)有錯(cuò)誤,只是金額錯(cuò)誤,也可將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額另編一張調(diào)整的記賬憑證,調(diào)增金額用藍(lán)字,調(diào)減金額用紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的,應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。
7、記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后,如有空行,應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷。
、審核原始憑證的真實(shí)性:包括日期是否真實(shí)、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實(shí)、數(shù)據(jù)是否真實(shí)等。
2、審核原始憑證的合法性:經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家有關(guān)政策、法規(guī)、制度的規(guī)定,是否有違法亂紀(jì)等行為。
3、審核原始憑證的合理性:原始憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要、是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。
4、審核原始憑證的完整性:原始憑證的內(nèi)容是否齊全,包括:有無(wú)漏記項(xiàng)目、日期是否完整、有關(guān)簽章是否齊全等。
5、審核原始憑證的正確性:包括數(shù)字是否清晰、文字是否工整、書寫是否規(guī)范、憑證聯(lián)次是否正確、有無(wú)刮擦、涂改和挖補(bǔ)等。
經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容是多種多樣的,記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證的樣式也各有不同,但 是會(huì)計(jì)信息所需要記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的主要要素則是基本一致的,所以,凡是原始 憑證一般應(yīng)具備以下6個(gè)要素:原始憑證的名稱;填制原始憑證的日期和憑證的編號(hào);接收憑證單位或個(gè)人的名 稱;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容、業(yè)務(wù)數(shù)量、計(jì)量單位、單價(jià)和總金額;填制憑證的單位名稱或 者填制人員的姓名;相關(guān)經(jīng)辦人員簽章和填制單位蓋章。
在實(shí)際工作中,原始憑證最后要流轉(zhuǎn)到會(huì)計(jì)部門,借此進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的初步加工原始憑證除了應(yīng)該具備上述6大基本要素外,還應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn):?jiǎn)挝粌?nèi)部自制的原始憑證,應(yīng)該有三個(gè)以上相關(guān)人員的簽名或者蓋章,這樣才符 合會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的要求,才是規(guī)范的會(huì)計(jì)手續(xù)。 從外單位取得的原始憑證,應(yīng)該使用統(tǒng)一格式的發(fā)票,應(yīng)該加蓋出具單位的發(fā)票 專用章;同樣,對(duì)外出具原始憑證也應(yīng)該加蓋本單位的發(fā)票專用章,沒(méi)有蓋章的對(duì)外原 始憑證不能作為合法有效的書面證明。
但是,個(gè)別的公用性事業(yè)單位對(duì)外出具的特殊 的原始憑證,不一定都要求要加蓋行政公章,如汽車票、火車票等。 企業(yè)事業(yè)單位外購(gòu)的各種材料、物資在取得發(fā)票的同時(shí),還應(yīng)該有與之相匹配的 材料、物資驗(yàn)收人庫(kù)證明單(即材料人庫(kù)單),做到付款有依據(jù)(發(fā)票),實(shí)物人庫(kù)有證明 (人庫(kù)單)。
單位內(nèi)部職工預(yù)借的各種業(yè)務(wù)備用金,應(yīng)該有借據(jù),在借據(jù)中應(yīng)該填明資金的用 途,有主管人員按審批權(quán)限的審批意見(jiàn)。
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