檔案整理設置(會計檔案的整理包括哪些內(nèi)容?)
1.會計檔案的整理包括哪些內(nèi)容?
會計檔案的內(nèi)容一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
（1）會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。
它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。 （2）會計賬簿。
會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
2.會計檔案整理包括哪些內(nèi)容?
會計檔案的內(nèi)容一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
（1）會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。
它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。 （2）會計賬簿。
會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
（3）會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等。
（4）其他會計核算資料。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數(shù)據(jù)資料。
如：經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。 實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
會計檔案的裝訂和保管規(guī)定（1）會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。
會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。 ①分類標準統(tǒng)一。
一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。 ②檔案形成統(tǒng)一。
案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。 ③管理要求統(tǒng)一。
建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 （2）會計檔案的裝訂。
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。 ①會計憑證的裝訂。
一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。 A.會計憑證裝訂前的準備工作： a.分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全； b.按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)； c.摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整； d.整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。
再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全； e.記賬憑證上有關人員（如財務主管、復核、記賬、制單等）的印章是否齊全。 B.會計憑證裝訂時的要求： a.用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱； b.憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證； c.裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
會計憑證裝訂后的注意事項。 a.每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章； b.在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
②會計賬簿的裝訂。 各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。
基本要求是： A.賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。 B.活頁賬簿裝訂要求： a.保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
b.多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。 c.在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
C.賬簿裝訂后的其他要求： a.會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。 b.會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。
c.封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬。 d.會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
③會計報表的裝訂。 會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。
小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；第三。
3.怎樣整理會計檔案
對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構(gòu)和會計人員必須認真對待，努力做好。
（1）會計憑證的整理。 會計憑證是會計檔案的重要組成部分。
《會計基礎工作規(guī)范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。
？ 整理會計憑證，首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。
根據(jù)不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。
再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。
將會計憑證整理好后，應按照有關規(guī)定的要求，認真做好會計憑證的裝訂工作。 （2）會計憑證的歸檔。
首先，要認真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關事項的最基礎的索引和憑證。
其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫上*年*月憑證和案卷號。
再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管。 （3）會計賬簿的整理。
年度終了，各種賬簿（包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細分類賬）在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。 首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。
然后，將各種賬簿按照會計科目順序排列，據(jù)以逐本登記會計檔案（會計賬簿）封面。會計賬簿封面的有關內(nèi)容要寫全。
（4）會計報表的整理。 會計報表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報表的人員或財會機構(gòu)負責人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。
平時，月（季）度報表，由主管人員負責保存。年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案（會計報表）目錄，逐項寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。
經(jīng)會計機構(gòu)負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。 （5）其他會計資料的整理。
其他財會資料，包括年（季）度成本、利潤計劃、月度財務收支計劃、經(jīng)濟活動分析報告、工資計算表及一些重要的經(jīng)濟合同，也應隨同正式會計檔案進行收集整理。 但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個相當長時間內(nèi)，由財會部門保存。
這就需要認真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。 會計檔案的整理要規(guī)范化。
封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項目印制、填寫。 要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標準。
4.論述會計檔案的整理包括哪些內(nèi)容?
會計檔案的內(nèi)容一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
（1）會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。
它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。 （2）會計賬簿。
會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
（3）會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等。
（4）其他會計核算資料。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數(shù)據(jù)資料。
如：經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
會計檔案的裝訂和保管規(guī)定 （1）會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。
會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。 ①分類標準統(tǒng)一。
一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。 ②檔案形成統(tǒng)一。
案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。 ③管理要求統(tǒng)一。
建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 （2）會計檔案的裝訂。
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。 ①會計憑證的裝訂。
一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。 A.會計憑證裝訂前的準備工作： a.分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全； b.按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)； c.摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整； d.整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。
再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全； e.記賬憑證上有關人員（如財務主管、復核、記賬、制單等）的印章是否齊全。 B.會計憑證裝訂時的要求： a.用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱； b.憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證； c.裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
會計憑證裝訂后的注意事項。 a.每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章； b.在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
②會計賬簿的裝訂。 各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。
基本要求是： A.賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。 B.活頁賬簿裝訂要求： a.保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
b.多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。 c.在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
C.賬簿裝訂后的其他要求： a.會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。 b.會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。
c.封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬。 d.會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
③會計報表的裝訂。 會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。
小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說。
5.會計檔案如何整理與編目
科技檔案是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料?？萍紮n案整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持其內(nèi)在的有機聯(lián)系，便于保管和利用。
(1)分類 要符合形成檔案的企業(yè)科技活動的性質(zhì)與特點，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機械的搬用別的單位和專業(yè)的分類方法。在一個企業(yè)內(nèi)，應有一個綜合的分類方案，分類標準要一致，力求簡明，不宜層次太多。科技檔案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個單項工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產(chǎn)品類型分類，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內(nèi)，以各個獨立的產(chǎn)品檔案為基礎，按產(chǎn)品型號逐級分類，便于按照不同型號的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學技術(shù)研究檔案。它是以一個科研課題為基礎。④按專業(yè)進行分類。它是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質(zhì)劃分，主要用于專業(yè)化、標準化或通用化較強的科技檔案。
(2)編目 科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊為對象進行登記編制的，實際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄?？萍紮n案總目錄是科技檔案登記總帳，也稱流水帳?？萍紮n案的分類目錄，是嚴格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務的工具。檔號主要包括分類號（項目代號）、案卷號。如設備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號含義為：S代表設備檔案，12代表該設備代號，11代表該設備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。
(3)擬寫案卷題名 案卷題名應簡明揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項目的名稱、代號，針對部分內(nèi)容，材料名稱等。
(4)裝訂 案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，用件號章固定。
6.簡述會計人員對歸檔資料進行整理的步驟
1、修整 歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。
歸檔文件已破損的，應按照DA/T 25-2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。2、裝訂 歸檔文件一般以件為單位裝訂。
歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。
應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。
用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。
永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C 圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。
永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。
定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。
3、編頁 紙質(zhì)歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。4、裝盒 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。
不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。檔案盒 檔案盒封面應標明全宗名稱。
檔案盒的外形尺寸為310mm*220mm（長*寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D 圖D1）。檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構(gòu)（問題）等選擇項。
其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。檔案盒應采用無酸紙制作。
備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。
d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。
5、排架 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。歸檔文件按年度—機構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理。
歸檔文件按年度—保管期限—機構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。擴展資料 歸檔文件的整理單位。
一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。整理原則 一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.質(zhì)量要求 歸檔文件應齊全完整。
已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
參考資料來源：搜狗百科-歸檔文件整理 參考資料來源：搜狗百科-文件歸檔。
7.會計檔案整理包括哪些內(nèi)容
會計檔案包括的文書有以下內(nèi)容：
1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等；
2、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿；
3、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表附件，附注及文字說明，其他財務報告；
4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
會計檔案一般由財務部門保管1-2年的，2年以上的檔案，可以移交單位專門的檔案管理部門，妥善保管。
