接待方案(制定商務(wù)接待方案需注意哪些事項)
1.制定商務(wù)接待方案需注意哪些事項
（一）對前來(lái)訪(fǎng)問(wèn)、洽談業(yè)務(wù)、參加會(huì )議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車(chē)次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當的人員前去迎接。
若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。 （二）主人到車(chē)站、機場(chǎng)去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來(lái)，決不能遲到讓客人久等。
客人看到有人來(lái)迎接，內心必定感到非常高興，若迎接來(lái)遲，必定會(huì )給客人心里留下陰影，事后無(wú)論怎樣解釋?zhuān)紵o(wú)法消除這種失職和不守信 譽(yù)的印象。 （三）接到客人后，應首先問(wèn)候“一路辛苦了”、“歡迎您來(lái)到我們這個(gè)美麗的城市”、“歡迎您來(lái)到我們公司”等等。
然后向對方作自我介紹，如果有名 片，可送予對方。 注意送名片的禮儀： 1、當你與長(cháng)者、尊者交換名片時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說(shuō)一句“請多關(guān)照”。
你想得到對方名片時(shí)，可以用請求的口吻說(shuō)：“如果您方便的話(huà)， 能否留張名片給我？” 2、作為接名片的人，雙手接過(guò)名片后，應仔細地看一遍，千萬(wàn)不要看也不 看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。 （四）迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙 忙準備交通工具，那樣會(huì )因讓客人久等而誤事。
（五）主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設施，將活動(dòng)的計劃、日程安排交給客人，并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。 （六）將客人送到住地后，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話(huà)內容要讓客人感到滿(mǎn)意，比如客人參與活動(dòng)的背景材料、當地風(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀(guān)、特產(chǎn)、物價(jià)等。
考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。
二、接待禮儀 接待客人要注意以下幾點(diǎn)。 （一）客人要找的負責人不在時(shí)，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。
請客人留下電話(huà)、地址，明確是由客人再次來(lái)單位，還是我方負 責人到對方單位去。 （二）客人到來(lái)時(shí)，我方負責人由于種種原因不能馬上接見(jiàn)，要向客人說(shuō)明等待理由與等待時(shí)間，若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能， 應該時(shí)常為客人換飲料。
（三）接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。 1、在走廊的引導方法。
接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走 在內側。 2、在樓梯的引導方法。
當引導客人上樓時(shí)，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時(shí)，應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時(shí)， 接待人員應該注意客人的安全。 3、在電梯的引導方法。
引導客人乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門(mén)，到達時(shí)，接待人員按“開(kāi)”的鈕，讓客人先走出電梯。 4、客廳里的引導方法。
當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開(kāi)。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座 （一般靠近門(mén)的一方為下座）。
（四）誠心誠意的奉茶。我國人民習慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時(shí)，茶具要特別講究，倒茶有許多規矩，遞茶也有許多講究。
三、乘車(chē)禮儀 （一）小轎車(chē)。 1、小轎車(chē)的座位，如有司機駕駛時(shí)，以后排右側為首位，左側次之，中間 座位再次之，前坐右側殿后，前排中間為末席。
2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側為首位，后排右側次之，左側再次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。 3、主人夫婦駕車(chē)時(shí)，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座，男士要服務(wù)于自己的夫人，宜開(kāi)車(chē)門(mén)讓夫人先上車(chē)，然后自己再上車(chē)。
4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車(chē)，則應邀友人坐前座，友人之?huà)D坐后座， 或讓友人夫婦都坐前座。 5、主人親自駕車(chē)，坐客只有一人，應坐在主人旁邊。
若同坐多人，中途坐前座的客人下車(chē)后，在后面坐的客人應改坐前座，此項禮節最易疏忽。 6、女士登車(chē)不要一只先踏入車(chē)內，也不要爬進(jìn)車(chē)里。
需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進(jìn)車(chē)里，雙膝一定保持合并的 姿勢。 （二）吉普車(chē) 吉普車(chē)無(wú)論是主人駕駛還是司機駕駛，都應以前排右坐為尊，后排右側次之，后排左側為末席。
上車(chē)時(shí)，后排位低者先上車(chē)，前排尊者后上。下車(chē)時(shí)前排客人 先下，后排客人再下車(chē)。
（三）旅行車(chē) 我們在接待團體客人時(shí)，多采用旅行車(chē)接送客人。旅行車(chē)以司機座后第一排 即前排為尊，后排依次為小。
其座位的尊卑，依每排右側往左側遞減。 商務(wù)外事接待常識 一：接待準備 外事接待單位為圓滿(mǎn)完成接待任務(wù)，一般需要專(zhuān)門(mén)接待小組，全面負責一切接待事宜。
接待工作首先應了解來(lái)訪(fǎng)者的基本情況，弄清代表團的國別、名稱(chēng)、成員名單、來(lái)訪(fǎng)目的等內容。如需要根據客人要求預定賓館或返程機票，還應索取來(lái)賓護照的復印（傳真）件。
2.會(huì )議接待禮儀中如何制訂接待方案?
接待一般客人可直接由企業(yè)辦公室、公關(guān)部或接待科按工作慣例直接制訂出 接待方案并組織實(shí)施。
而重要的客人、高級團組的接待工作，應由企業(yè)一位領(lǐng)導親 自主持召開(kāi)接待籌備會(huì )。根據企業(yè)的實(shí)際情況、客人的意圖要求制訂出詳細、切合 實(shí)際的接待方案。
接待方案應包括： ① 介紹客人的基本情況。 每個(gè)接待人員都要熟悉情況。
② 確定接待工作的組織人員和分工。一般應確定一名主管領(lǐng)導全權負責，1? 2名的主陪接待人員，其他工作也具體落實(shí)到個(gè)人，并明確工作的要求。
③ 食宿安排。食宿和房間的安排方面，應考慮接待工作以及客人生活、工作、旅游的方便，房間的安排要與客人的身份相符合。
伙食標準和用餐形式盡量尊重 大多數人的習慣。 ④ 交通工具。
按照活動(dòng)計劃安排好車(chē)輛。 ⑤ 費用支出情況。
費用預算應本著(zhù)實(shí)效、節約的原則。 ⑥ 日程安排。
接待方案一旦制訂，一定要及時(shí)上報企業(yè)領(lǐng)導審批。接待計劃應該得到上級 或主管經(jīng)理人員的批準，告之來(lái)訪(fǎng)者讓其心中有數。
3.接待工作方案
先準備好接待的地點(diǎn)`。
桌子椅子都要準備好`。還要準備給學(xué)生和家長(cháng)參考的文件資料。
筆紙這些準備是必要的`。` 在接待的過(guò)程中你要讓學(xué)生和家長(cháng)的思想跟你你的思想走 ` 這點(diǎn)要用到營(yíng)銷(xiāo)學(xué)，其實(shí)也很簡(jiǎn)單`。
最重要的基本禮貌和耐心加上忍耐力是非常重要的`。`。
`他們來(lái)了解你們學(xué)校`，他們說(shuō)你們學(xué)校的負面`，不要和他們爭論這一點(diǎn)`，馬上叉開(kāi)話(huà)題說(shuō)你們學(xué)校什么什么好 `，` 相對于其他學(xué)校好的地方`。說(shuō)出你們學(xué)校的優(yōu)勢``` ， 比如學(xué)校設施，環(huán)境，教師素質(zhì)，畢業(yè)人才，完善的安全管理，地理優(yōu)勢，交通方便，學(xué)風(fēng)，校風(fēng)，學(xué)校的辦學(xué)特色等等。
諸多學(xué)校資料一定要準備完整，其他的就只能靠臨場(chǎng)發(fā)揮了`` 我能幫你的也就只有這些``` 畢竟不能在你面前給你做示范。
靠你自己努力了`。
4.團隊接待有什么步驟和注意事項
團隊預定
由業(yè)務(wù)員與團隊負責人（園長(cháng)/校長(cháng)、旅行社計調等等）聯(lián)系溝通，提前告知對方開(kāi)館時(shí)間及表演時(shí)間。確定團隊來(lái)館日期、人數（預計）、團隊類(lèi)型、團隊到達樂(lè )園時(shí)間（上午/下午，能確定幾點(diǎn)到最好）等，并填寫(xiě)《團隊預訂單》，并由市場(chǎng)部經(jīng)理簽字。團隊預訂單一式三聯(lián)，其中：
①白聯(lián)（送行政人事部）：通知全公司。如果團隊來(lái)館比較早，則通知全體員工提前上班等，做好接團充分準備。如技術(shù)部開(kāi)燈、排風(fēng)扇等，確保產(chǎn)品良好的展示效果和館內空氣新鮮；客服部團隊接待工作安排；行政人事部負責后勤工作，便于安排司陪餐等。
②紅聯(lián)（送財務(wù)）：便于財務(wù)知曉和通知第2天在大廳售票員具體團隊價(jià)格，結算賬款等。
③藍聯(lián)（送現場(chǎng)）：便于現場(chǎng)人員相互告知，提前安排準備工作和人員安排等。 另外，再自填一聯(lián)團隊預定單：便于接團。此單不用部門(mén)經(jīng)理簽字，送西大門(mén)，直接交給樂(lè )園大門(mén)負責人留底即可。
1.2 團隊接待 1.21團隊入館前：
A.產(chǎn)品部：燈光、排風(fēng)扇的開(kāi)啟，檢查各展缸生物狀態(tài)，確保良好的展示效果（無(wú)死魚(yú)、展缸中無(wú)明顯藻類(lèi)雜生）。
B.客服部：營(yíng)銷(xiāo)員與團隊負責人聯(lián)系溝通好，將團隊即將到達時(shí)間通知現場(chǎng)負責人，以便現場(chǎng)負責人及時(shí)安排接待工作：檢查館內燈光開(kāi)啟情況和放音設備的工作情況（如沒(méi)有開(kāi)啟，及時(shí)通知產(chǎn)品部，放音設備提前開(kāi)啟，做好檢查）；講解員準備好擴音器（確保擴音器電力充足），在大廳等侯；檢票員在崗做好準備工作。
與團隊負責人聯(lián)系好后，營(yíng)銷(xiāo)員提前去西大門(mén)等侯團隊，把團隊預訂單直接交給樂(lè )園大門(mén)負責人讓團隊入園。途中再次告知團隊已進(jìn)園，講解員站在義烏海洋世界大門(mén)口等待。
營(yíng)銷(xiāo)人員把團隊帶到海洋世界廣場(chǎng)，由一名講解員主動(dòng)與團隊領(lǐng)隊溝通。將入館前注意事項告知團隊：讓團隊排隊，依次進(jìn)館；將館內游覽路線(xiàn)及表演內容、時(shí)間、地點(diǎn)等告知團隊；提醒團隊注意安全，不要伸手入缸，家長(cháng)帶好小孩，館內禁止吸煙，注意衛生等。
營(yíng)銷(xiāo)員監督檢票及處理其他突發(fā)情況，領(lǐng)隊與檢票員一起點(diǎn)人，并核對后簽字。
1.22入館后的接待：
A.講解員分批帶領(lǐng)團隊講解魚(yú)類(lèi)知識、觀(guān)看表演、參與互動(dòng)。根據團隊入館時(shí)間自行安排好
帶團時(shí)間和線(xiàn)路，不同類(lèi)型的團隊采用不同的講解風(fēng)格各場(chǎng)館都要帶到，做好引導游客參觀(guān)秩序維護和觀(guān)看表演工作。現場(chǎng)負責人及時(shí)處理團隊突發(fā)情況。 B.保安負責館內秩序維護，尤其是在表演時(shí)，以及其他突發(fā)狀況的應對。
C.保潔確保每場(chǎng)表演后的衛生清潔工作（一定要及時(shí)）和館內地面明顯垃圾的清掃等。 D.業(yè)務(wù)員要跟蹤自己的團隊，及時(shí)與領(lǐng)隊溝通，滿(mǎn)足需求，負責團隊負責人午餐等問(wèn)題。
1.3團隊離館
講解員帶完團隊后，業(yè)務(wù)員和講解員一起協(xié)助團隊負責人清點(diǎn)人數，確保團隊安全、滿(mǎn)意地離開(kāi)。（如館內有遺留團隊游客，講解員應在館內廣播通知）
5.應該如何做好接待工作
接待工作是各級機關(guān)的一項常規性工作。
接待工作水平高低能夠集中反映一個(gè)地方一個(gè)部門(mén)的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時(shí)對于推動(dòng)工作開(kāi)展也具有十分重要的作用。 接待工作主要由各級機關(guān)的辦公室來(lái)承擔。
總體要求是：熱情周到，耐心細致，規范有序，客人滿(mǎn)意。在具體操作中應注意把握好以下幾個(gè)環(huán)節。
一、認真細致地做好接待前準備 接待前做好充分的準備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，了解意圖。
在接到上級機關(guān)或對方的明傳電報或電話(huà)后，要立即向有關(guān)領(lǐng)導匯報，并主動(dòng)與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或對方來(lái)訪(fǎng)的人數、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領(lǐng)導來(lái)檢查指導哪些工作或來(lái)訪(fǎng)客人的主要目的、有什么要求、活動(dòng)的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車(chē)輛，確定參觀(guān)或座談地點(diǎn)等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。
在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準備、迎接引導、座談匯報、食宿宴請、參觀(guān)考察、安全保衛、照相留念、宣傳報道、紀念品贈送、結束送行、注意事項等。方案中的每項任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節都要細化到單位和責任人。
制定方案時(shí)要注意上級機關(guān)與兄弟單位的區別，因人而宜，根據需要妥貼安排。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導審閱，待領(lǐng)導審定后，及時(shí)通知有關(guān)人員或召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議詳細安排，讓每個(gè)參與人員都明確自己的職責和任務(wù)。
接待方案在執行中要根據需要隨時(shí)調整，并及時(shí)通知有關(guān)工作人員。 二、熱情周到地做好接待中服務(wù) 在具體接待工作中，要安排好迎接、座談、食宿、參觀(guān)、送行等工作，并注意搞好協(xié)調配合，使各個(gè)環(huán)節銜接妥當。
（一）迎接引導，沿途介紹。對接待者來(lái)講，來(lái)訪(fǎng)的都是客人，要盡好地主之誼，盡量為客人提供方便。
迎接時(shí)要根據客人人數安排好接待車(chē)輛，參加迎接的人員要與客人在級別或身份上對等或稍低一點(diǎn)，并提前到達與客人約定的地點(diǎn)。接到客人后，沿途要主動(dòng)向客人介紹景觀(guān)或接待安排情況，征求意見(jiàn)，讓客人對此次活動(dòng)有大體的了解，特別要注意別冷場(chǎng)，要顯示出熱情。
迎接引導客人還要注意引導客人時(shí)自己行走的位置、問(wèn)候握手時(shí)的動(dòng)作、介紹雙方領(lǐng)導的順序、乘坐車(chē)時(shí)的禮節等。 （二）座談交流，服務(wù)周到。
接待活動(dòng)中如有座談，要根據人數提前安排好座談的地點(diǎn)。房間安排要適中，人少房大，顯得太空落；人多房小，顯得太擁擠。
座談地點(diǎn)要注意懸掛橫標、座次擺放、茶水供應、花草、音響照明、材料擺放等事項。 （三）食宿宴請，妥善安排。
住宿要根據需要進(jìn)行安排，事先打印好房間號，與日程安排、作息時(shí)間、就餐地點(diǎn)等一并發(fā)至客人手中。就餐要嚴格按照接待標準，突出地方特色，根據客人習慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛生。
宴請時(shí)當地參加人員應與客人對等或高半格，并安排好座次、致詞等。 （四）參觀(guān)考察，精心準備。
參觀(guān)考察要提前安排好車(chē)輛，人多時(shí)注意將車(chē)輛編號，引導客人按順序乘坐。根據需要前面可安排引導車(chē)輛，交待清楚行走路線(xiàn)。
每個(gè)參觀(guān)點(diǎn)要提前準備好茶水或礦泉水，并要有專(zhuān)人做情況簡(jiǎn)介，同時(shí)要安排好休息地點(diǎn)、方便地點(diǎn)等。 （五）注意送行，善始善終。
活動(dòng)結束后應安排好送行，不能來(lái)時(shí)熱情迎接，走時(shí)冷冷清清，導致整個(gè)接待效果大打折扣。工作人員可先幫助客人訂好車(chē)票，屆時(shí)做好送站工作。
送行時(shí)要到客人住地送行，等客人乘坐的車(chē)輛啟動(dòng)后再離開(kāi)。 三、及時(shí)全面地做好接待后總結 整個(gè)接待活動(dòng)結束后，接待人員要對本次活動(dòng)進(jìn)行認真全面的總結，看看哪些方面是客人最滿(mǎn)意的，哪些方面還存在一些問(wèn)題或不足，好的方面要繼續發(fā)揚，不足之處注意彌補改進(jìn)。
要通過(guò)總結不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿(mǎn)意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時(shí)將照片寄給客人。
一個(gè)地方或部門(mén)能不能給客人留下良好的印象，除了這個(gè)地方的典型工作、城市建設和景點(diǎn)之外，接待人員的素質(zhì)也是一個(gè)重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時(shí)要衣著(zhù)整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實(shí)、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺(jué)。
同時(shí)，工作人員要注意平時(shí)的學(xué)習積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本地本部門(mén)的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。 湖南會(huì )議接待服務(wù)中心提供。
6.接待方案的一般內容有哪些
接待方案的一般內容：1。
接待方針接待方針是接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據活動(dòng)實(shí)際情況和領(lǐng)導機構對接待工作的要求以及來(lái)賓的具體情況確定。
2。接待規格接待規格實(shí)際上是來(lái)賓所受到的待遇，往往體現了主辦者對來(lái)賓的重視和歡迎的程度。
接 待規格主要表現在以下方面。 （1）迎接、宴請、看望、陪同、送別來(lái)賓時(shí)，主辦方出面人員的身份。
具體可以分為三種情 況：第一種是高規格，即主辦方出面人員的身份高于來(lái)賓，以體現對對方的重視和尊重；第二種 是對等規格，即主辦方出面人員的身份與來(lái)賓大體相等；第三種是低規格，即主辦方出面的人員 的身份比來(lái)賓低。 顯然，到場(chǎng)的我方人士身份越髙，尤其是到場(chǎng)的我方主要人士的身份越高，越 說(shuō)明我方尊重并重視對方，雙方關(guān)系較為密切。
（2）活動(dòng)過(guò)程中安排宴請、參觀(guān)、訪(fǎng)問(wèn)、游覽、娛樂(lè )活動(dòng)的次數、規模和隆重程度。（3）來(lái)賓的食宿標準。
接待規格要依據活動(dòng)的目標、性質(zhì)、接待方針并綜合考慮來(lái)賓的身份、地位、影響等實(shí)際因 素來(lái)確定。 確定接待規格要適當。
涉外接待的規格應嚴格按有關(guān)外事接待的規定執行。3。
接待內容接待的內容包括接站、食宿安排、宴請、看望、翻譯服務(wù)、觀(guān)看文藝演出、參觀(guān)游覽、聯(lián)歡娛 樂(lè )、返離送別等。接待內容的安排應當服從于整個(gè)來(lái)賓的大局，并有利于來(lái)賓的休息、調整，同 時(shí)也能夠為活動(dòng)創(chuàng )造輕松、和諧的氣氛。
4。接待活動(dòng)的時(shí)間安排接待活動(dòng)的時(shí)間安排應當同活動(dòng)日程安排通盤(pán)考慮，并在活動(dòng)日程表中反映出來(lái)，以便于 來(lái)賓了解和掌握。
5。接待責任接待責任是指各項接待工作的責任部門(mén)及人員的具體職責。
接待責任必須細分并且落實(shí) 到個(gè)人，必要時(shí)建立專(zhuān)門(mén)的工作小組。 如大型會(huì )議活動(dòng)可設置票務(wù)組，負責來(lái)賓返離時(shí)的票務(wù) 聯(lián)系。
6。接待經(jīng)費接待經(jīng)費是整個(gè)活動(dòng)經(jīng)費的構成部分，主要是安排來(lái)賓食宿和交通的費用，有時(shí)也包含安 排參觀(guān)、游覽、觀(guān)看文藝演出等的支出，涉外活動(dòng)還包括少量的禮品費。
活動(dòng)接待方案應當對接 待經(jīng)費的來(lái)源和支出作出具體說(shuō)明。 在任何情況下，接待來(lái)賓都是需要花錢(qián)的。
來(lái)賓接待工作 中的費用支出應該既有一定標準，又要反映出接待方對對方的重視。
