接待訪問團(tuán)(會議接待方案)

1.會議接待方案

接待方案 一、接受任務(wù) 任務(wù)通常通過傳真、電話、領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭安排等形式下達(dá)。

二、掌握信息 了解客人基本情況，包括人數(shù)、姓名、性別、民族、年齡、職務(wù)、抵離時間、活動內(nèi)容、生活習(xí)慣和其他要求等。 三、擬定接待方案 根據(jù)客人來校目的、活動時間和領(lǐng)導(dǎo)要求等擬訂接待方案。

接待方案一般由日程安排和食宿行安排兩部分組成，日程安排包括活動時間、活動地點(diǎn)、活動內(nèi)容、參加人員、活動承辦部門和責(zé)任人任務(wù)分工等；食宿行安排包括客人姓名、性別、民族、職務(wù)、駐地房間號、乘車號和用餐地點(diǎn)等。 在制定接待方案的同時，要預(yù)先聯(lián)系預(yù)留接待任務(wù)需要的客房、餐廳、會議室等，以保證方案制定后可以得到落實(shí)。

四、方案送審 將制定好的接待草案分送各接待主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、修改、定稿。 五、制作接待手冊 重要接待任務(wù)，要在制定接待方案的基礎(chǔ)上，印制接待手冊。

手冊中除接待方案中包括內(nèi)容外，應(yīng)增加鶴崗市情、參觀考察點(diǎn)簡介、行進(jìn)路線和工作人員通訊方式等內(nèi)容。 六、安排落實(shí)任務(wù) 接待方案確定后，利用協(xié)調(diào)會等形式及時將方案分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)責(zé)任部門，按照各自分工落實(shí)工作任務(wù)。

同時，通知有關(guān)單位配合，依情況共同做好以下接待準(zhǔn)備工作。 （一）交通方面：落實(shí)前導(dǎo)、后衛(wèi)車輛，收費(fèi)站放行，車輛安檢、衛(wèi)生消毒及車輛編號標(biāo)簽制作（大型團(tuán)），沿途道路保潔、亮化（夜間）、噴泉開放，訂購返程車票等事宜。

（二）駐地方面：做好保衛(wèi)和信訪接待工作，；通知駐地賓館根據(jù)需要做好以下工作：1、通道暢通。2、樓體亮化。

3、歡迎條幅懸掛。4、安排迎賓員。

5、安排專用電梯。6、準(zhǔn)備行李車。

7、檢查客房水、電、空調(diào)、有線電視、電話（是否需要加密）、衛(wèi)生間設(shè)施及有無異味。 8、客房內(nèi)報(bào)紙、鮮花、果盤、香煙、飲品、浴品、生活用品（托鞋、枕頭）配備。

9、客房空調(diào)提前開放，確保溫度適宜。10、客房門提前打開，準(zhǔn)備好房卡。

（三）用餐方面：通知就餐地點(diǎn)客人民族、飲食習(xí)慣、就餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)，并提前確定菜譜送主管領(lǐng)導(dǎo)審定。 餐廳空調(diào)提前開放，根據(jù)需要擺放餐牌、菜牌，掌握好上菜時間，做好餐間服務(wù)。

（四）會議方面：根據(jù)參加人員數(shù)量或會議形式安排適當(dāng)?shù)臅h室，告知會議承辦方做好會標(biāo)懸掛、參會人員指示板、會議室鮮花、果盤、香煙、飲品、手巾帕、話筒等準(zhǔn)備工作；會議室空調(diào)提前開放；提前做好名牌擺放、材料袋（筆、本）分裝等工作；做好會間服務(wù)工作。 七、迎接 一般應(yīng)根據(jù)客人身份、職務(wù)、來我校的等綜合因素考慮由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)或職務(wù)相應(yīng)人員迎接。

接待工作人員應(yīng)準(zhǔn)確了解客人所乘交通工具的車次、路線及抵達(dá)時間。迎接前再次提醒參加領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)人員迎接時間、地點(diǎn)、方式。

根據(jù)天氣情況準(zhǔn)備好雨具、雨靴、棉大衣等防護(hù)用品，適時發(fā)放接待手冊。 八、參觀考察 工作參觀考察由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)安排，接待人員具體負(fù)責(zé)做好相關(guān)銜接工作。

重點(diǎn)應(yīng)放在安排旅游景點(diǎn)參觀活動方面，根據(jù)需要提前準(zhǔn)備涼帽、雨具、毛巾、飲品、應(yīng)季藥品等，活動中根據(jù)項(xiàng)目安排提醒客人注意事項(xiàng)，活動結(jié)束時組織乘車、清點(diǎn)人數(shù)，及時與駐地工作人員聯(lián)系告知進(jìn)入駐地大體時間。 九、送行 客人離開，應(yīng)根據(jù)需要安排送行。

送行地點(diǎn)可以視情靈活作出安排，既可以到車站、收費(fèi)站、兩市交界處，也可在客人駐地送別。送別前再次提醒參加領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)人員送行時間、地點(diǎn)、方式，為客 人準(zhǔn)備行程中用品。

十、總結(jié) 一批任務(wù)結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)任務(wù)的重要程度，及時做好資料收集整理和信息反饋，確認(rèn)核實(shí)接待費(fèi)用，并認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。 。

2.如何成功地接待宴會

一個宴會的舉辦過程中最容易也是最重要的一環(huán)就是保證宴會本身的質(zhì)量，這和餐廳的環(huán)境、菜品的質(zhì)量有很大的關(guān)系，但是隨著客人精神需求的層次越來越高，無論如何，精心準(zhǔn)備和策劃已經(jīng)成為宴會接待成功的新的前提。

宴會的策劃是以豐富的想象力為基礎(chǔ)的。敏銳的觸覺和豐富的想象力是籌劃一場成功盛宴的必要條件。

籌辦一場既讓主辦方滿意，又能吸引賓客的盛宴能給酒店帶來更高的利潤以及更多的商機(jī)。好的策劃必須圍繞一定的主題。

這個主題不是依靠餐廳的喜好而做出的，而是必須與來賓團(tuán)體或公司的氣質(zhì)相協(xié)調(diào)。比如說，一個煙草公司的答謝宴會，可能餐廳選擇煙盒形狀的主題餐臺，在主要的位置飾以雪茄煙，可能效果會比司空見慣的鮮花效果要好；同樣一個手機(jī)公司的宴會，圍繞手機(jī)的主題也會較一般的主題給客人留下更深刻的印象。

很多小的裝飾造價(jià)很低但卻能起到畫龍點(diǎn)睛的作用，例如一個以“江南·春天”為主題的宴會，在墻上飾以漁網(wǎng)，錯落有致的掛上貝殼，餐臺上改成鋪藍(lán)印花布的桌布，上面不放慣常的鮮切花，而是放了一個惠山泥人，令客人拍掌叫絕。成功的晚宴需要有特色，要能夠超乎常人想象。

別出心裁是很重要的。這就需要在宴會的安排和烹飪的風(fēng)格上下功夫了。

必須重視所有的細(xì)節(jié)。很重要的是餐前的溝通，包括：1、核對宴會接待的人員和任務(wù)以及更重要的他們對他們自己的任務(wù)是否明確；2、走場預(yù)演的時間，每個人員如何行進(jìn)，行進(jìn)的通路如何更加合理以避免和客人發(fā)生更多的交叉；3、物料的準(zhǔn)備，需要強(qiáng)調(diào)的是客人預(yù)定的同一品牌的酒水會不會因客人人數(shù)的臨時增加而出現(xiàn)不夠的情況，這會令客人大為掃興；4、預(yù)測問題并提供每一個接待人員以解決方案，例如天氣發(fā)生變化等因素；5、相關(guān)的協(xié)調(diào)部門的工作時間表，往往一個環(huán)節(jié)銜接不上，就會制約所有環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備工作；6、菜品的盛器要超凡脫俗，緊扣主題，不能所有的主題都用同樣的盛器。

所有的餐前策劃需要一個宴會前的溝通會議予以進(jìn)一步的明確。這也是通常的做法，但是很多餐廳面臨著餐前會的效用比較低下的問題。

這和餐前會的形式有很大關(guān)系，建議使餐前會的形式多樣并起到活躍員工的作用，例如大家一起唱一首快節(jié)奏的歌，互相擊掌或者圍起圈來握手鼓勵，或者主持會議者提問有關(guān)宴會準(zhǔn)備工作的問題，讓員工回答，都是行有實(shí)效的辦法?？傊?，要想使宴會接待更為流暢，就要在宴會的策劃和餐前溝通工作上予以進(jìn)一步的提升，以保障宴會的成功。

3.如何接待與會者的陪同人員

與會者陪同人員的接待也是會議策劃者不能忽略的問題。

對陪同人員的特別收費(fèi)應(yīng)該包括他們所有活動的費(fèi)用，但是如果允許他們參加正常的會議，那么收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該和與會者相同。特別的陪同人員活動安排可能包括一些會議的活動（餐飲、宴會、招待會等），應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的收費(fèi)。習(xí)慣的做法是將這些費(fèi)用包括在整體收費(fèi)中，這樣陪同人員可以在會議過程中和與會者得到相同的門票。

陪同人員的登記方式可以和與會者的登記方式相同。會議應(yīng)該鼓勵陪同人員在注冊區(qū)填寫表格， 讓他們覺得自己是會議的一分子。

同時，會議還應(yīng)該為他們提供和與會者名卡顏色不同的名卡。

如果陪同人員較多，條件許可，會議可以根據(jù)陪同人員的類型和興趣安排一些特殊活動，如健身活動、購物活動、游覽觀光活動、參觀活動、小型社交活動等。

另外，如果沒有組織特殊活動，會議可以為陪同人員設(shè)立獨(dú)立的活動室，一方面可以減少他們因與會者出去開會帶來的孤獨(dú)感，另一方面也便于管理。

當(dāng)與會者帶同伴參加會議，卻又沒有將其登記為陪同人員時，情況就比較微妙。

謹(jǐn)慎的做法是置之不理，通常是個好辦法，因?yàn)樗麄冎写蠖鄶?shù)人都沒有希望的帶關(guān)注，否則的話，他們就會登記為陪同人員了。

然而，有時候沒有登記的陪同人員也希望參加一些需要佩帶名卡才能參加進(jìn)入的活動，如參觀、展覽等。沒有登記的陪同人員一般可以買票參加一般的活動，但是出席全體大會就有問題了。如果會場足夠大， 可以將他們安排在二層看臺或其他不擁擠的地方， 但是具體情況很難估計(jì)。如果可以允許他們不佩帶名卡進(jìn)入會場， 那么與會者在當(dāng)?shù)氐呐笥鸦驅(qū)Πl(fā)言人感興趣的當(dāng)?shù)厥忻褚部赡苓M(jìn)入會場。

不過，為管理方面，建議所有會議都應(yīng)該對沒有登記的陪同人員作出相應(yīng)的規(guī)定。