不同企業(yè)、單位會(huì )計科目編號不相同。
因為不同企業(yè),單位可能執行不同的會(huì )計制度,因此他們即使使用相同科目編號也是不一樣的,比如有的企業(yè)實(shí)行企業(yè)會(huì )計準則,有的實(shí)行小企業(yè)會(huì )計準則,有的實(shí)行小企業(yè)會(huì )計制度,還有事業(yè)單位會(huì )計制度,特殊行業(yè),比如醫院會(huì )計制度等,他們使用的科目都不盡相同。
各家單位的會(huì )計憑證編號規則更沒(méi)有可比性了,是按照財務(wù)主管人員的認同和企業(yè)的規模來(lái)定的。有的企業(yè)有收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的劃分,有的企業(yè)就只用一種記賬憑證就記錄了全部的業(yè)務(wù)。只要滿(mǎn)足企業(yè)的會(huì )計核算要求,都是可以的。
財務(wù)軟件科目編碼就是編碼的長(cháng)度,一度的編碼長(cháng)度代表一級科目的編碼長(cháng)度,二級科目編碼設置為2的話(huà),二級編碼就是兩位數,3就代表三位數。
賬務(wù)系統中廣泛應用代碼,在此主要介紹科目代碼的設置。建賬時(shí)要將收集到的會(huì )計科目加入賬務(wù)系統,建立賬務(wù)系統的會(huì )計科目體系。
在電算化賬務(wù)系統中除了象手工賬務(wù)一樣要使用會(huì )計科目外,還要為每一個(gè)會(huì )計科目加入一個(gè)編碼。會(huì )計科目編碼通常用阿拉伯數字編制,采用群碼的編碼方式即分段組合編碼,從左到右分成數段,每一段設有固定的位數表示不同層次的會(huì )計科目。
如第一段表示總賬科目,第二段表示二級明細科目,第三段表示三級明細科目。 在設定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題: 一、的對應性。
要保證每一個(gè)代碼對應于一個(gè)會(huì )計科目,既不允許出現重復的科目編碼又不允許出現同名的會(huì )計科目,但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目,則可以被系統接受而不認為是同名的會(huì )計科目。 二、會(huì )計財務(wù)軟件的系統性。
財政部已制定的各行業(yè)會(huì )計制度中都系統地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱(chēng)和科目編碼。在設定總賬科目編碼時(shí)必須符合財政部門(mén)制定的會(huì )計制度中的有關(guān)規定,設立明細科目編碼除會(huì )計制度有規定的以外,可按上級主管部門(mén)和本單位的管理要求設定,以保證科目代碼的系統性和統一性。
三、會(huì )計的可擴展性。會(huì )計科目體系一經(jīng)設定,其代碼結構就無(wú)法改變。
修改結構只能通過(guò)重新建賬實(shí)現,而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。
總賬科目編碼長(cháng)度由所選會(huì )計制度來(lái)決定通常為3~4位,而確定某一級明細科目的代碼長(cháng)度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個(gè)數來(lái)確定的。 四、會(huì )計財務(wù)軟件的簡(jiǎn)潔性。
在滿(mǎn)足管理要求和適合計算機處理的的前提下,力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數越短越好,既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。
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一級會(huì )計科目的編號一般采用四位純數字表示,其中:第一位數字(即千位)表示會(huì )計科目的類(lèi)別,其中1表示資產(chǎn)類(lèi),2表示負債類(lèi),3表示所有者權益類(lèi),4表示成本類(lèi),5為損益類(lèi);第二位數字(即百位)可以劃分大類(lèi)下面小類(lèi);剩余兩碼為流水號。為便于會(huì )計科目的增減,一般情況下,編碼要考慮到未來(lái)的擴展性,在編碼間,留有一定的間隔。
二級會(huì )計科目一般采用六位編碼,其中前四位為一級科目的代碼,后兩位為流水號。如:銀行存款(編碼為1002)下根據銀行的不同,設置多個(gè)二級別科目,諸如“中國建設銀行”、“中國工商銀行”、“中國農業(yè)銀行”等等,則可分別編碼為:
100201中國建設銀行
100202中國工商銀行
100203中國農業(yè)銀行
一般情況下,二級科目都是根據企業(yè)的需要來(lái)設置。但無(wú)論一級科目、二級科目如何設置,其前提都必須要保證編碼的唯一性。因此,為了確保會(huì )計科目的唯一,數據保存時(shí)的檢驗動(dòng)作必不可少。
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