輸入方法有哪些(財(cái)務(wù)軟件輸入憑證的五大技巧是什么?)
1.財(cái)務(wù)軟件輸入憑證的五大技巧是什么?
1。
摘要輸入 會(huì)計(jì)憑證摘要多為中文，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會(huì)受到影響，提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要，可點(diǎn)擊【增加】按鈕，新增一條常用摘要，錄入常用摘要編碼（用以標(biāo)識(shí)某常用摘要。
在制單中錄入摘要時(shí)，用戶只要在摘要區(qū)輸入該常用摘要的編碼，系統(tǒng)即自動(dòng)調(diào)入該摘要正文和相關(guān)科目）、常用摘要正文內(nèi)容（結(jié)合本單位的實(shí)際情況，輸入常用摘要的正文）、相關(guān)科目（如果某條常用摘要對(duì)應(yīng)某科目，則可以在此輸入，在調(diào)用常用摘要的同時(shí)，也將被一同調(diào)入，以提高錄入速度），這些信息可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。 那么在填制憑證時(shí)，在調(diào)用常用摘要的同時(shí)，自動(dòng)調(diào)入相關(guān)科目，提高憑證錄入效率。
其次增加常用摘要，只需選擇某條常用摘要，點(diǎn)擊【選入】按鈕即可以調(diào)用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。
2。科目代碼輸入 會(huì)計(jì)軟件中的科目代碼是為提高會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)算速度和精度而設(shè)計(jì)的。
輸入記賬憑證時(shí)只需輸入科目代碼，操作較簡(jiǎn)單。但要求用戶輸入確定的科目代碼，而用戶對(duì)會(huì)計(jì)科目較熟悉，對(duì)科目代碼卻不一定能記得準(zhǔn)確，如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼，軟件系統(tǒng)將提示科目不在，需重新輸入，如果用戶輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。
如果科目數(shù)量較多，人工逐頁(yè)查找也很費(fèi)事。事實(shí)上，許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會(huì)計(jì)人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總賬科目或上級(jí)科目一般較明確，輸入此類科目時(shí)，干脆只輸入到其上級(jí)科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目，此時(shí)將打開科目代碼表，并指向剛輸入的上級(jí)科目，所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁(yè)查找操作。
還有一個(gè)更為簡(jiǎn)捷的方法，是在科目設(shè)置時(shí)的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼，比如“工商銀行”明細(xì)科目可以設(shè)置成為“gh”代碼，那么你輸入“工商銀行”明細(xì)科目時(shí)可以輸入 “gh”代碼。 3。
金額輸入 按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定，記賬憑證可以一借多貸，多借一貸，在輸入完多借或多貸的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入，省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩，有些商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。 4。
常用憑證 在單位里，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來(lái)，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。關(guān)鍵是如何增加常用憑證，點(diǎn)擊【增加】按鈕，新增一張常用憑證，輸入編號(hào)，編號(hào)是調(diào)用常用憑證的依據(jù)，所以必須唯一。
必須選擇憑證類別，方便以后參照調(diào)用常用憑證時(shí)，只顯示該憑證類別范圍內(nèi)的常用憑證。另外如何調(diào)用常用憑證也很重要，調(diào)用方法一：在制單時(shí)單擊 “編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，根據(jù)提示輸入常用憑證的編號(hào)，即可調(diào)出該常用憑證。
若調(diào)出的常用憑證與當(dāng)時(shí)處理的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息，則可直接將其修改成所需的憑證。 調(diào)用方法二：在制單時(shí)單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，在輸入常用憑證的編號(hào)處按【f2】 鍵，屏幕顯示常用憑證定義窗，將光標(biāo)移到要調(diào)用的常用憑證，點(diǎn)【選入】按鈕或按[f3] 鍵，可選入要調(diào)用的常用憑證。
5。編制會(huì)計(jì)分錄中的技巧 （1）會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。
記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料，所有賬簿都是根據(jù)記賬憑證的分錄來(lái)登記的，分錄越詳細(xì)，賬簿也越詳細(xì)。為日后查賬方便、快捷，在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)盡可能詳細(xì)，甚至可以每張?jiān)紤{證編制成一條分錄，摘要也應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明。
不過(guò)這樣會(huì)使記賬憑證的輸入量加大，但為日后用賬考慮，這樣做還是值得的。 （2）沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映。
在輸入收入和費(fèi)用類科目的記賬憑證時(shí)，如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費(fèi)用，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向，收入類為貸方，費(fèi)用類為借方。這樣做的目的是為編制報(bào)表公式簡(jiǎn)捷，有些報(bào)表需要取某一會(huì)計(jì)期間某些科目的發(fā)生額，如損益表，損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額，必須用科目的發(fā)生額填報(bào)。
如果沖減費(fèi)用金額記入貸方，報(bào)表所需的期間借方發(fā)生額就不正確，還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用，如取借貸方發(fā)生額的差，由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額，差為0，由計(jì)算機(jī)識(shí)別自動(dòng)匯總沖減的費(fèi)用比較困難，不如在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。 。
2.會(huì)計(jì)科目的編碼方法
會(huì)計(jì)科目編碼的通用原則
萬(wàn)變不離其宗，與其它財(cái)務(wù)管理軟件相同，用Excel實(shí)現(xiàn)的財(cái)務(wù)管理也需要對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行編碼，并遵循同樣的編碼原則：一方面要能夠起到區(qū)分會(huì)計(jì)科目的作用；另一方面，要便于會(huì)計(jì)人員的識(shí)別與計(jì)算機(jī)的輸入。
一級(jí)會(huì)計(jì)科目的編號(hào)一般采用四位純數(shù)字表示，其中：第一位數(shù)字（即千位）表示會(huì)計(jì)科目的類別，其中1表示資產(chǎn)類，2表示負(fù)債類，3表示所有者權(quán)益類，4表示成本類，5為損益類；第二位數(shù)字（即百位）可以劃分大類下面小類；剩余兩碼為流水號(hào)。為便于會(huì)計(jì)科目的增減，一般情況下，編碼要考慮到未來(lái)的擴(kuò)展性，在編碼間，留有一定的間隔。
二級(jí)會(huì)計(jì)科目一般采用六位編碼，其中前四位為一級(jí)科目的代碼，后兩位為流水號(hào)。如：銀行存款（編碼為1002）下根據(jù)銀行的不同，設(shè)置多個(gè)二級(jí)別科目，諸如“中國(guó)建設(shè)銀行”、“中國(guó)工商銀行”、“中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行”等等，則可分別編碼為：
100201中國(guó)建設(shè)銀行
100202中國(guó)工商銀行
100203中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行
一般情況下，二級(jí)科目都是根據(jù)企業(yè)的需要來(lái)設(shè)置。但無(wú)論一級(jí)科目、二級(jí)科目如何設(shè)置，其前提都必須要保證編碼的唯一性。因此，為了確保會(huì)計(jì)科目的唯一，數(shù)據(jù)保存時(shí)的檢驗(yàn)動(dòng)作必不可少。
3.根據(jù)代碼的種類,敘述會(huì)計(jì)科目代碼設(shè)計(jì)方法與步驟
一、代碼及其作用
1、定義
代碼（Code）是人為確定的代表客觀事物（實(shí)體）名稱、屬性或狀態(tài)的符號(hào)或者是這些符號(hào)的組合。
2、作用
在系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中設(shè)計(jì)代碼作用是：
唯一化。在現(xiàn)實(shí)世界中有很多東西如果我們不加標(biāo)識(shí)是無(wú)法區(qū)分的，這時(shí)機(jī)器處理就十分困難。所以能否將原來(lái)不能確定的東西，唯一地加以標(biāo)識(shí)是編制代碼的首要任務(wù)。
舉例。最簡(jiǎn)單、最常見的例子就是職工編號(hào)。在人事檔案管理中我們不難發(fā)現(xiàn)，人的姓名不管在一個(gè)多么小的單位里都很難避免重名。為了避免二義性，唯一地標(biāo)識(shí)每一個(gè)人，因此編制了職工代碼。
規(guī)范化。唯一化雖是代碼設(shè)計(jì)的首要任務(wù)。但如果我們僅僅為了唯一化來(lái)編制代碼，那么代碼編出來(lái)后可能是雜亂無(wú)章的，使人無(wú)法辨認(rèn)，而且使用起來(lái)也不方便。所以我們?cè)谖ㄒ换那疤嵯逻€要強(qiáng)調(diào)編碼的規(guī)范化。
舉例。財(cái)政部關(guān)于會(huì)計(jì)科目編碼的規(guī)定，以“1”開頭的表示資產(chǎn)類科目；以“2”表示負(fù)債類科目；“3”表示權(quán)益類科目；“4”表示成本類科目等。
系統(tǒng)化。系統(tǒng)所用代碼應(yīng)盡量標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)際工作中，一般企業(yè)所用大部分編碼都有國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
舉例。在產(chǎn)成品和商品中各行業(yè)都有其標(biāo)準(zhǔn)分類方法，所有企業(yè)必須執(zhí)行。另外一些需要企業(yè)自行編碼的內(nèi)容，例如生產(chǎn)任務(wù)碼、生產(chǎn)工藝碼、零部件碼等，都應(yīng)該參照其它標(biāo)準(zhǔn)化分類和編碼的形式來(lái)進(jìn)行。
二、代碼設(shè)計(jì)的原則
一個(gè)良好的設(shè)計(jì)既要保證處理問(wèn)題的需要，又要保證科學(xué)管理的需要。在實(shí)際分類時(shí)必須遵循如下幾點(diǎn)：
1、必須保證有足夠的容量，要足以包括規(guī)定范圍內(nèi)的所有對(duì)象。如果容量不夠，不便于今后變化和擴(kuò)充，隨著環(huán)境的變化這種分類很快就失去了生命力。
2、按屬性系統(tǒng)化。分類不能是無(wú)原則的，必須遵循一定的規(guī)律。根據(jù)實(shí)際情況并結(jié)合具體管理的要求來(lái)劃分是我們分類的基本方法。分類應(yīng)按照處理對(duì)象的各種具體屬性系統(tǒng)地進(jìn)行。如在線分類方法中，哪一層次是按照什么屬性來(lái)分類，哪一層次是標(biāo)識(shí)一個(gè)什么類型的對(duì)象集合等都必須系統(tǒng)地進(jìn)行，只有這樣的分類才比較容易建立，比較容易為別人所接受。
3、分類要有一定的柔性，不至于在出現(xiàn)變更時(shí)破壞分類的結(jié)構(gòu)。所謂柔性是指在一定情況下分類結(jié)構(gòu)對(duì)于增設(shè)或變更處理對(duì)象的可容納程度。柔性好的系統(tǒng)在一般的情況下增加分類不會(huì)破壞其結(jié)構(gòu)。但是柔性往往還會(huì)帶來(lái)別的一些問(wèn)題，如冗余度大等，這都是設(shè)計(jì)分類時(shí)必須考慮的問(wèn)題。
4、注意本分類系統(tǒng)與外系統(tǒng)、已有系統(tǒng)的協(xié)調(diào)。任何一項(xiàng)工作都是從原有的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，故分類時(shí)一定要注意新老分類的協(xié)調(diào)性，以便于系統(tǒng)的聯(lián)系、移植、協(xié)作以及新老系統(tǒng)的平穩(wěn)過(guò)渡。
如何利用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、部頒標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)？
三、代碼的設(shè)計(jì)方法
目前最常用的分類方法概括起來(lái)有兩種，一種是線分類方法，一種是面分類方法，在實(shí)際應(yīng)用中根據(jù)具體情況各有其不同的用途。
1、線分類方法
線分類方法是目前用得最多的一種方法，尤其是在手工處理的情況下它幾乎成了唯一的方法。
線分類方法的主要出發(fā)點(diǎn)是：首先給定母項(xiàng)，母項(xiàng)下分若干子項(xiàng)，由對(duì)象的母項(xiàng)分大集合，由大集合確定小集合……，最后落實(shí)到具體對(duì)象。
線分類劃分時(shí)要掌握兩個(gè)原則：唯一性和不交叉性。
線分類法的特點(diǎn)：
結(jié)構(gòu)清晰，容易識(shí)別和記憶，容易進(jìn)行有規(guī)律的查找。
與傳統(tǒng)方法相似，對(duì)手工系統(tǒng)有較好的適應(yīng)性。
主要缺點(diǎn)是結(jié)構(gòu)不靈活，柔性較差。
