如何編制招標文件

[摘要] 招標文件是招標投標活動中最重要的法律文件，本文闡述了招標文件編制的原則，招標文件編制的幾個重要環(huán)節(jié)，其中實質(zhì)性要求、條件、評標辦法、合同條款、分包都必須清晰明確。
　　[關(guān)鍵詞] 招標文件編制 原則 重要環(huán)節(jié)
　　招標采購，作為市場經(jīng)濟體制下一種經(jīng)過實踐證明，能夠充分體現(xiàn)公平、公正、公開原則的，科學合理又積極有效的交易模式，在高校物資采購中被積極推廣。招標文件是招標投標活動中最重要的法律文件，它不僅規(guī)定了完整的招標程序，而且還提出了各項具體的技術(shù)標準和交易條件，規(guī)定了擬訂立的合同的主要內(nèi)容，是投標人準備投標文件和參加投標的依據(jù)，是評審委員會評標的依據(jù)，也是擬訂合同的基礎。編制出完整、嚴謹、科學、客觀公正，集針對性、合理性與保護性一體的招標文件，是招標成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。招標文件制作不科學，往往會糾紛、投訴增多，影響高校采購的效率。為此，本文試就招標文件的編制，發(fā)表一些淺見。
　　所謂招標文件，是指招標人向投標人提供的為進行投標工作而告知和要求性的書面性材料。招標文件的作用在于：闡明需要采購貨物或工程的性質(zhì)，通報招標程序?qū)⒁罁?jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標文件應至少包括下列內(nèi)容：招標公告(或投標邀請函);投標人須知;招標項目的名稱、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、性能(配置)和售后服務要求;投標報價的方式及計算方法;評標的標準和評標的辦法;交貨、竣工或者提供服務的時間;投標人應當提供的有關(guān)資格和資信證明文件;投標保證金的要求;提交投標文件的方式、地點和截止時間;開標、評標、定標的日程安排;采購合同的基本條款及訂立方式等。
　　一、編制招標文件的依據(jù)和原則
　　1.遵守法律法規(guī)
　　招標文件的內(nèi)容應符合國內(nèi)法律法規(guī)，如招標投標法、政府采購法、政府采購貨物和服務招標投標管理辦法、合同法、知識產(chǎn)權(quán)法、商業(yè)競爭法等多項有關(guān)的法律，遵循國際慣例、行業(yè)規(guī)范等。如有的招標文件中要求必須有本省的某行業(yè)領域資格證書，限制外地供應商競爭的區(qū)域規(guī)定，就與我國法律相背離。
　　2.全面反映使用單位需求
　　招標的目的就是為需求服務，招標文件全面反映使用單位需求是編制招標文件的一個基本的要求。技術(shù)規(guī)格書是對擬采購產(chǎn)品的技術(shù)描述，是反映招標采購產(chǎn)品具體而詳細的內(nèi)容要求，是招標采購產(chǎn)品的一個比較清晰的框架。技術(shù)規(guī)格書提供的要求越詳細、越接近采購人合法的實際要求，才能使采購結(jié)果更符合采購需求。招標文件應能全面準確反映用戶的需求，功能描述準確，技術(shù)指標、工藝方法、質(zhì)量水平檔次要求、驗收標準明確，當投標人閱讀招標文件時，知道應該以什么檔次的產(chǎn)品報價可滿足用戶的要求;商務條款、使用環(huán)境、地理位置條件也應明確，這些因素會影響到產(chǎn)品的配置和質(zhì)量，影響到投標人的正常報價和投標方案。這些問題沒有明確，招標文件就不能貼近用戶需求，不僅給投標人編制投標文件帶來很多困惑和疑問，最終影響了招標成效和質(zhì)量。
　　3.公正合理
　　公正是指公正、平等對待使用單位和供應商。招標文件是具有法律效力的文件，雙方都要遵守，都要承擔義務。合理是指采購人提出技術(shù)要求、商務條件必須依據(jù)充分并切合實際。技術(shù)要求根據(jù)可行性報告、技術(shù)經(jīng)濟分析確立，不能盲目提高標準、提高設備精度等，否則會多花不必要的錢。
　　4.公平競爭
　　公平競爭是指招標文件不能存有歧視性條款。招標的原則是公開、公平、公正，只有公平、公開才能吸引真正感性趣、有競爭力的投標廠商競爭。招標文件應載明配套的評標因素或方法，盡量做到科學合理，這樣會使招標活動更加公開，人為因素相對減少，也會使?jié)撛诘耐稑巳烁信d趣。還應該注意的是招標文件的各項規(guī)格，不得要求或者標明某一特定的專利、商標、名稱、設計、型號、原產(chǎn)地或生產(chǎn)廠家，不得有傾向或排斥某一有興趣投標的法人或者其他組織的內(nèi)容。
　　5.科學規(guī)范
　　以最規(guī)范的文字，把采購的目的、要求、進度、售后服務等描述得簡捷有序、準確明了。招標文件的用詞、用語一定要準確無誤，表述清楚，不允許用大概、大約等無法確定的語句以及表達上含糊不清的語句，盡量少用或不用形容詞，禁止使用有歧義的語言，防止投標人出現(xiàn)理解誤差。一份招標文件要做到五個統(tǒng)一，即格式統(tǒng)一、字體統(tǒng)一、語言統(tǒng)一、數(shù)字運用統(tǒng)一、技術(shù)要求使用標準統(tǒng)一。
　　6.維護政府、學校、企業(yè)利益
　　招標文件編制要注意維護使用單位的秘密，如高校網(wǎng)絡設備采購就要考慮安全問題。不得損害國家利益和社會公眾利益，如噪音污染必須達標。
　　二、編制招標文件的幾個重要環(huán)節(jié)
　　1.前期論證工作應充分
　　論證主要解決三個方面的問題。首先是為了避免設備購置的盲目性，克服重復購置、利用率低下等弊病。第二，統(tǒng)籌設備投資規(guī)劃，優(yōu)化資源配置。第三，通過論證，充分挖掘大精設備的使用潛力，促進資源共享、專管共用。