綜合部檔案管理自我檢查報告
綜合部檔案管理自我檢查報告
綜合部檔案管理自我檢查報告
綜合部在接到《關(guān)于對各項管理工作開展自查自糾的通知》文件后，對此項工作非常重視，迅速組織相關(guān)人員按照通知要求的內(nèi)容，開展檔案自查工作，現(xiàn)將自查情況報告如下：
一、 自查基本情況：
㈠領(lǐng)導重視，將檔案工作納入企業(yè)管理
公司把檔案工作作為一項重要的內(nèi)容納入公司的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以分管領(lǐng)導掛帥、綜合部經(jīng)理分管、檔案室具體負責、各部門協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
㈡改善硬件設(shè)施。為了促進公司檔案工作目標管理，公司在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了綜合檔案室，撥出經(jīng)費，購置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了空調(diào)、微機、去濕機、溫濕度計等設(shè)備，基本達到了“八防”的要求。
㈢建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作。
為使公司檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學化。幾年來，結(jié)合本公司實際情況，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及消毀制度，為檔案工作進入科學規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
㈣做好歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。
公司檔案整理由綜合部專職檔案員負責完成，做到嚴謹細致地對待每一份材料，按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等6道工序，進行分類整理，使檔案資料達到分類科學，排列有序，編號統(tǒng)一，目錄規(guī)范的標準。截止2004年底，綜合檔案室共收集保管各類檔案4094件。其中，文書3290件；會計檔案274件；工程檔案530件；照片243張；聲像檔案32盤。歸檔后的檔案門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，為我公司檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
二、 存在的.問題：
㈠公司于2004年開始推行OA系統(tǒng)，所有文書全部通過微機處理，但同時也存在一個弊端，即：OA系統(tǒng)檔案管理這一模板省分公司還未開發(fā)，所有文件必須打印備檔，因此，我公司檔案管理還處于手工操作的管理狀態(tài)，離擬實現(xiàn)無紙辦公與檔案信息化建設(shè)存在一定差距。
㈡沒有過細深入到部門及縣市分公司檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂、立卷等工作，普遍部門存在不認真按時按質(zhì)量歸檔的情況，有的部門甚至根本就沒有立卷、歸檔，因此出現(xiàn)無處查閱的現(xiàn)象，造成客戶糾紛案件，無法給案件提供有利證據(jù)。
㈢我公司基建檔案存在一定隱患。目前，我公司新建綜合樓處于初建狀態(tài)，具體經(jīng)辦人員職責尚未健全，相關(guān)的基建資料由于前期沒有專人負責保管，造成少量資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生。
㈣公司檔案庫房沒有安裝防盜門與監(jiān)控系統(tǒng)，存在著安全隱患。
三、 整改措施：
㈠積極拓展檔案工作的深度和廣度。要致力于優(yōu)化結(jié)構(gòu)、打造精品，使“死檔案”變成“活信息”。一要靈活利用檔案開展編研工作；二是要靈活運用檔案開展調(diào)研，服務(wù)領(lǐng)導決策；三是要靈活運用檔案解決難題，服務(wù)機關(guān)和基層。
㈡大力推進檔案信息化建設(shè)。堅持文檔一體化原則，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案資源上內(nèi)部局域網(wǎng)，資源共享，進一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。
㈢加大兼職檔案管理員培訓力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適時對各部門、縣市分公司進行指導，努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。
㈣堅持落實好建立健全的各種規(guī)章制度，把問題解決在檔案歸檔之前，保證每年歸檔工作按質(zhì)量和進度順利進行。
㈤針對自查中存的問題，不斷完善各種規(guī)章制度，對存在的問題進行整改。對于基建檔案，在還沒有移交檔案室之前，要指派專人負責管理，建立查借閱制度，分類別建立卷內(nèi)目錄，以便查閱科學、方便。
㈥做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為公司服務(wù)。
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