合同歸檔(合同歸檔管理)
1.合同歸檔管理
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；從合同成立看，合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立，流程多周期長。受內(nèi)外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢？ 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時合同成立。”而依目前國內(nèi)慣例，合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)（簽訂方皆為自然人除外） ?？梢姡w章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同進(jìn)行編號登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言，較為科學(xué)有效的方式是實行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，由合同經(jīng)辦部門填寫，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)（一式三聯(lián)，格式如下） 。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料，與合同文本一并歸檔；第二聯(lián)存財務(wù)部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段，文書部門（或檔案部門） 直接在合同審批單編號，并留下第一聯(lián)備案存查，督促合同經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2.合同歸檔管理辦法
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合同歸檔管理制度
1.目的
為進(jìn)一步規(guī)范、加強(qiáng)公司各類合同歸檔管理，避免遺失，便于查詢，統(tǒng)一歸檔，特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司各類合同的管理。
3.職責(zé)
3.1行政人事部是本制度制定及監(jiān)督的責(zé)任部門；
3.2各部門是本制度執(zhí)行的責(zé)任部門。
4.合同分類管理
合同分類|管理部門|備注|
（客戶）商務(wù)類|行政人事部|存檔文件為原件|
（供應(yīng)商）商務(wù)類|行政人事部|
技術(shù)類|行政人事部|
（客戶）保密類|行政人事|
質(zhì)量類|行政人事部|
人事類|行政人事部|
其他|行政人事部|
5.合同編號
6.5.1編號規(guī)則
HSNE—XXXX—X—XXXX
文件編號
企業(yè)代碼年份 流水號
5.2文件編號
SW|商務(wù)合同|ZL|質(zhì)量協(xié)議|
JS|技術(shù)協(xié)議|BM|保密協(xié)議|
QT|其它|
7.歸檔管理
8.6.1各部門指定專人進(jìn)行合同歸檔管理，各類合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門將原件送至保管部門進(jìn)行存檔保管，（如有多余件，合同簽訂部門自行保管一份）；
6.2原件保管部門收到合同原件后，對合同進(jìn)行掃描并將掃描件進(jìn)行電子檔歸檔管理，同時發(fā)一份給業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門；
6.3電子歸檔處理完后，對合同原件進(jìn)行紙檔分類保存，并建立查詢目錄；
6.4市場營銷部的各類合同（非人事類），由銷售管理科統(tǒng)一編號、保管，電子目錄發(fā)送文件歸檔部門備份。
3.公司合同存檔辦法
可以按照合同編號，合同類別進(jìn)行存檔。
第三十九條 合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
第四十條 業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況，由法律顧問據(jù)此統(tǒng)計合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報。
第四十一條 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，由法律顧問確認(rèn)后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。
第四十二條 公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。
4.合同檔案歸檔期限的界定,交接及整理要求
第一條 為便于企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營和規(guī)范管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所指的企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄。第三條 各級檔案行政管理部門依照企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系分別負(fù)責(zé)對企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。
第四條 企業(yè)文件材料歸檔范圍是： （一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項活動、國家建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料。 （二）本企業(yè)在各項活動中形成的對維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價值的文件材料。
（三）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報送的重要文件材料。 （四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對本企業(yè)各項活動具有查考價值的文件材料。
第五條 企業(yè)下列文件材料可不歸檔： （一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； （二）本企業(yè)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、來電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； （三）非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料； （四）所屬和控股企業(yè)報送的供參閱的一般性簡報、情況反映，其他社會組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料； （五）其他不需歸檔的文件材料。第六條 凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第七條 企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。第八條 永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括： （一）本企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動過程中形成的文件材料，本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會的構(gòu)成、變更、召開會議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料。
（二）本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對外投資文件材料；本企業(yè)資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料。 （三）本企業(yè)關(guān)于重要問題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位的請示、報告、報表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會、中介機(jī)構(gòu)等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等重要文件材料，本企業(yè)與其他組織和個人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料。
（四）本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計劃和總結(jié)文件材料，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。 （五）本企業(yè)機(jī)構(gòu)演變，人力資源管理的重要文件材料；本企業(yè)涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料；企業(yè)文化建設(shè)文件材料。
（六）本企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要文件材料。 （七）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料。
（八）本企業(yè)行政管理工作的重要文件材料。 （九）本企業(yè)黨群工作的重要文件材料。
（十）新聞媒體對本企業(yè)重要活動、重大事件、典型人物的宣傳報道。 （十一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位領(lǐng)導(dǎo)、社會知名人士等重要來賓到本企業(yè)檢查、視察、調(diào)研、參觀時的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報等重要文件材料；本企業(yè)參與國家和社會重大活動的重要文件材料，本企業(yè)職工參加省級以上黨、團(tuán)、工會、人大、政協(xié)等代表大會形成的重要文件材料。
（十二）本企業(yè)直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)報送的關(guān)于重要問題的報告、請示和批復(fù)等文件材料。第九條定期保管的企業(yè)管理類檔案主要包括： （一）本企業(yè)資本金管理、資產(chǎn)管理的一般性文件材料，本企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般性文件材料。
（二）本企業(yè)部門工作或?qū)ｍ椆ぷ饕?guī)劃，半年、季度、月份計劃與總結(jié)等文件材料。 （三）本企業(yè)召開會議、舉辦活動的一般性文件材料，發(fā)布的一般性公告。
（四）本企業(yè)經(jīng)營管理工作的一般性文件材料。 （五）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一般性文件材料。
（六）本企業(yè)行政管理工作的一般性文件材料。 （七）本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料。
（八）本企業(yè)關(guān)于一般性問題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位的請示、報告、報表及有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位的復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位、行業(yè)協(xié)會制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對本企業(yè)出具的一般性證明文件，本企業(yè)與其他單位和個人形成的一般性合同、協(xié)議文件材料。 （九）直屬單位、所屬和控股企業(yè)。
