在管理學中,計劃具有兩重含義,其一是計劃工作,是指根據對組織外部環(huán)境與內部條件的分析,提出在未來一定時期內要達到的組織目標以及實現目標的方案途徑。其二是計劃形式,是指用文字和指標等形式所表述的組織以及組織內不同部門和不同成員,在未來一定時期內關于行動方向、內容和方式安排的管理事件。
計劃的種類很多,可以按不同的標準進行分類。主要分類標準有:計劃的重要性、時間界限、明確性和抽象性等。但是依據這些分類標準進行劃分,所得到的計劃類型并不是相互獨立的,而是密切聯系的。比如,短期計劃和長期計劃,戰(zhàn)略計劃和作業(yè)計劃等。
哈羅德·孔茨和海因·韋里克從抽象到具體,把計劃劃分為:目的或使命、目標、戰(zhàn)略、政策、程序、規(guī)則、方案,以及預算。
1、認識機會
認識機會先于實際的計劃工作開始以前,嚴格來講,它不是計劃的一個組成部分,但卻是計劃工作的一個真正起點。
因為它預測到了未來可能出現的變化,清晰而完整地認識到組織發(fā)展的機會,搞清了組織的優(yōu)勢、弱點及所處的地位,認識到組織利用機會的能力,意識到不確定因素對組織可能發(fā)生的影響程度等。
2、確定目標
制定計劃的第二個步驟是在認識機會的基礎上,為整個組織及其所屬的下級單位確定目標,目標是指期望達到的成果,它為組織整體、各部門和各成員指明了方向,描繪了組織未來的狀況,并且作為標準可用來衡量實際的績效。
計劃的主要任務,就是將組織目標進行層層分解,以便落實到各個部門、各個活動環(huán)節(jié),形成組織的目標結構,包括目標的時間結構和空間結構。
3、確定前提條件
所謂計劃工作的前提條件就是計劃工作的假設條件,簡言之,即計劃實施時的預期環(huán)境。負責計劃工作的人員對計劃前提了解得愈細愈透徹,并能始終如一地運用它,則計劃工作也將做得越協調。
4、擬定可供選擇的可行方案
編制計劃的第四個步驟是,尋求、擬定、選擇可行的行動方案?!皸l條道路通羅馬”,描述了實現某一目標的方案途徑是多條的。
通常,最顯眼的方案不一定就是最好的方案,對過去方案稍加修改和略加推演也不會得到最好的方案,一個不引人注目的方案或通常人提不出的方案,效果卻往往是最佳的,這里體現了方案創(chuàng)新性的重要。
5、評價可供選擇的方案
在找出了各種可供選擇的方案和檢查了它們的優(yōu)缺點后,下一步就是根據前提條件和目標,權衡它們的輕重優(yōu)劣,對可供選擇的方案進行評估。評估實質上是一種價值判斷,它一方面取決于評價者所采用的評價標準;另一方面取決于評價者對各個標準所賦予的權重。
一個方案看起來可能是最有利可圖的,但是需要投入大量現金,而回收資金很慢;另一方案看起來可能獲利較少,但是風險較?。坏谌齻€方案眼前看沒有多大的利益,但可能更適合公司的長遠目標。應該用運籌學中較為成熟的矩陣評價法、層次分析法、多目標評價法,進行評價和比較。
6、選擇方案
計劃工作的第六步是選定方案。這是在前五步工作的基礎上,作出的關鍵一步,也是決策的實質性階段——抉擇階段??赡苡龅降那闆r是,有時會發(fā)現同時有兩個以上可取方案。在這種情況下,必須確定出首先采取哪個方案,而將其他方案也進行細化和完善,以作為后備方案。
7、制定派生計劃
基本計劃還需要派生計劃的支持。比如,一家公司年初制定了“當年銷售額比上年增長 15% ”的銷售計劃,與這一計劃相連的有許多計劃,如生產計劃、促銷計劃等。
再如當一家公司決定開拓一項新的業(yè)務時,這個決策需要制定很多派生計劃作為支撐,比如雇傭和培訓各種人員的計劃、籌集資金計劃、廣告計劃等等。
8、編制預算
在做出決策和確定計劃后,計劃工作的最后一步就是把計劃轉變成預算,使計劃數字化。編制預算,一方面是為了計劃的指標體系更加明確,另一方面是使企業(yè)更易于對計劃執(zhí)行進行控制。定性的計劃往往可比性、可控性和進行獎懲方面比較困難,而定量的計劃具有較硬的約束。
通俗地概括為六個方面,即做什么、為什么做、何時做、何地做、誰去做和怎么做。簡稱5W1H。
1、做什么就是要明確計劃的目標任務和要求,明確每一個時期的中心任務和工作重點。
2、為什么做就是要明確設立目標任務的必要性,并論證實現目標任務的可行性。
3、何時做就是選定計劃實施的時機,以及規(guī)定計劃中各項工作的開始和完成的進度,以便進行有效地控制和對能力資源進行平衡。
4、何地做就是規(guī)定計劃實施地點或場所,了解計劃實施的環(huán)境條件和限制,以便合理安排計劃實施的空間組織和布局。
5、誰去做就是計劃不僅要明確規(guī)定目標任務、地點和進度,還應規(guī)定由哪個主管部門負責。
6、怎樣去做就是制定實施計劃的措施,以及相應的政策和規(guī)則,對資源進行合理分配和集中使用,對人力、生產能力進行平衡,對各種派生計劃綜合平衡等。
如果想要成功的分配時間,你可以使用估計、分配與控制等方法,你還可以用排定事件先后次序、工作時間表以及分配任務等方式來達到目的。
對于各種不同的事,是否分配了恰當的時間去做?是否將有限的,幾小時利用得有效?要將這些問題仔細地分析,然后,就必須決定何事應先處理。有許多人都從公文堆最上面的一件開始做,結果很可能使堆在下面的舊公文"越陳越香"了。很多事,就是如被擱置以致成了無法解決的問題。
要避免這種錯誤,只有在每天晚上或早晨,坐在辦公桌前先看看那些堆在案上東西,花點時間瀏覽一番,并且歸類,分成數堆,再分別緩急依次排好,例如使用日事清進行日程管理,將收集箱內的每一件事情按著四個象限的標準分配,之后再進行下一步的處理。"陳年老酒"就可絕跡了。
計劃職能。計劃職能是對管理進行預先籌劃和安排的一項活動。
計劃職能的特點:預先性;預測性;評價性;選擇性;調整性。
計劃工作主要包括的內容:研究活動條件、制定業(yè)務決策、編制行動計劃
1)研究活動條件
A.內部能力研究;主要是分析組織內部在客觀上對各種資源的擁有狀況和利用能力。
B.外部環(huán)境研究;是要分析組織活動的環(huán)境特征及其變化趨勢,以了解環(huán)境的變化規(guī)律,從而預測環(huán)境在明天可能呈現的狀態(tài)。
2)制定業(yè)務決策:所謂業(yè)務決策,是在活動條件研究的基礎上,根據這種研究所揭示的環(huán)境變化中可能提供的機會或造成的威脅以及組織在資源擁有和利用上的優(yōu)勢和劣勢,確定組織在未來某個時期內的活動方向和目標。
3)編制行動計劃。決策的基本特征:
目標性(即決策必須有一個既定的目標,沒有目標,決策就失去了標準和依據)
優(yōu)化性(決策的要求是在既定的目標和條件下尋求優(yōu)化目標和最佳地實現目標)
選擇性(進行科學決策的重要條件是擬定盡可能多的可行方案以供選擇)
實施性(一個管理決策是否正確是在實踐中得到檢驗的)
決策職能決策的基本要素:
決策者(是決策系統(tǒng)主觀能力的體現者,可以是個人,也可以是集體。)
決策對象(一般是指可調控地具有明確邊界的特定系統(tǒng)。)
信息(既包括決策對象系統(tǒng)內部的信息,又包括決策系統(tǒng)外部所需的信息)
決策理論與方法(即要求決策者要運用正確的決策理論與方法進行決策。)
決策結果(對決策結果要進行分析和科學的檢驗)
計劃的具體寫法:計劃由于大多以一個單位的工作內容范圍,只在單位內要求執(zhí)行,所以一般不以文件形式下發(fā),因而除標題和正文外,往往還要在題下或文后標明“*年*月*日制定”字樣,以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法,其中哪一個要素都不應省略。正文寫法,由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求,所以寫作是要比規(guī)劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容:
(1)開頭,或闡述依據,或概述情況,或直述目的,要寫得簡明扼要;
(2)主體,即計劃的核心內容,闡述“做什么”(目標、任務)、“做到什么程度”(要求)和“怎樣做”(措施辦法)三項內容,既要寫得全面周到,又要寫得有條不紊,具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”(任務、措施分說)。
(3)結尾,或突出重點,或強調有關事項,或提出簡短號召,當然也可不寫結尾。
計劃是一個使用得非常廣泛的用語,在不同場合的含義可能不完全相同。有人給計劃下的一個“簡明的、不帶褒意或貶意的定義”是:“計劃”是未來行動的方案。相應地,計劃具有三個主要特征:(1)它必須與未來有關;(2)它必須與行動有關;(3)必須有某個機構負責促進這種未來行動。[①]
一般說來,計劃是指人們?yōu)榱藢崿F某種目的而對未來的行動所作的設想和部署。它是人們在多領域、多層次上使用的一種自覺的行為。在任何領域、任何層次上完整的計劃,都必須具備目標、時限和主體三大要素。常識告訴我們,工作的內容越是復雜,參與實施計劃的行為主體和涉及的環(huán)節(jié)越多,越需要計劃性。我國古代就有“凡事預則立,不預則廢”的思想。西方經濟學家也闡明了這個道理:“雖然我們無法預見未來,但如果我們沒有根據當時所得到的信息而制定的未來計劃,我們就無法合理地行事?!盵②]工作有計劃,至少可取得有序、協調、效率的優(yōu)越性。所謂有序,是指因為有了明確的目標以及為此而確定的步驟、重點、分工等,可在實現過程中分別輕重緩急,保證重點,為全局奠定基礎,有條不紊。所謂協調,是指通過計劃作出事先的協調,處理好在計劃的制定和實施過程中的總目標與子目標之間、各具體目標之間、預期目標與時間約束之間、目標與手段之間可能存在的矛盾,促進目標的順利實現。所謂效率,是指因為有序和協調,盡可能地激勵了行為主體的積極性,合理地挖掘并組織相關的條件,減少了盲目性,避免操作中的重復浪費,因而有利于提高效率。[③]有序、協調、效率的優(yōu)越性也就構成了計劃的一般價值。
計劃主體是多層次的,計劃的對象也是多層次的,因此計劃有個人計劃、家庭計劃、企業(yè)計劃和國家計劃等。作為計劃法所涉及的計劃,是處于宏觀層次的國家計劃,而且側重于經濟計劃。當計劃被用作經濟活動的調節(jié)手段,并與國家的職能和權力結合起來,就形成了國家經濟計劃。
計劃是經濟管理的一項重要職能,也是經濟管理的一種重要手段。一般認為,經濟管理具有計劃、組織、指揮、協調、控制等職能,在這些職能中,由于計劃職能反映了管理者的決策意圖,決定著管理行為的方向,制約和決定著其他管理職能,因而被人們視為經濟管理的首要職能。計劃作為經濟管理的一般職能,是一個廣泛中性的概念,它普遍存在于不同社會制度和不同管理體制的國家之中,因而有無計劃不是區(qū)別社會制度和經濟社會屬性的標準。[④]

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