在管理學(xué)中,計劃具有兩重含義,其一是計劃工作,是指根據對組織外部環(huán)境與內部條件的分析,提出在未來(lái)一定時(shí)期內要達到的組織目標以及實(shí)現目標的方案途徑。其二是計劃形式,是指用文字和指標等形式所表述的組織以及組織內不同部門(mén)和不同成員,在未來(lái)一定時(shí)期內關(guān)于行動(dòng)方向、內容和方式安排的管理事件。
計劃的種類(lèi)很多,可以按不同的標準進(jìn)行分類(lèi)。主要分類(lèi)標準有:計劃的重要性、時(shí)間界限、明確性和抽象性等。但是依據這些分類(lèi)標準進(jìn)行劃分,所得到的計劃類(lèi)型并不是相互獨立的,而是密切聯(lián)系的。比如,短期計劃和長(cháng)期計劃,戰略計劃和作業(yè)計劃等。
哈羅德·孔茨和海因·韋里克從抽象到具體,把計劃劃分為:目的或使命、目標、戰略、政策、程序、規則、方案,以及預算。
1、認識機會(huì )
認識機會(huì )先于實(shí)際的計劃工作開(kāi)始以前,嚴格來(lái)講,它不是計劃的一個(gè)組成部分,但卻是計劃工作的一個(gè)真正起點(diǎn)。
因為它預測到了未來(lái)可能出現的變化,清晰而完整地認識到組織發(fā)展的機會(huì ),搞清了組織的優(yōu)勢、弱點(diǎn)及所處的地位,認識到組織利用機會(huì )的能力,意識到不確定因素對組織可能發(fā)生的影響程度等。
2、確定目標
制定計劃的第二個(gè)步驟是在認識機會(huì )的基礎上,為整個(gè)組織及其所屬的下級單位確定目標,目標是指期望達到的成果,它為組織整體、各部門(mén)和各成員指明了方向,描繪了組織未來(lái)的狀況,并且作為標準可用來(lái)衡量實(shí)際的績(jì)效。
計劃的主要任務(wù),就是將組織目標進(jìn)行層層分解,以便落實(shí)到各個(gè)部門(mén)、各個(gè)活動(dòng)環(huán)節,形成組織的目標結構,包括目標的時(shí)間結構和空間結構。
3、確定前提條件
所謂計劃工作的前提條件就是計劃工作的假設條件,簡(jiǎn)言之,即計劃實(shí)施時(shí)的預期環(huán)境。負責計劃工作的人員對計劃前提了解得愈細愈透徹,并能始終如一地運用它,則計劃工作也將做得越協(xié)調。
4、擬定可供選擇的可行方案
編制計劃的第四個(gè)步驟是,尋求、擬定、選擇可行的行動(dòng)方案。“條條道路通羅馬”,描述了實(shí)現某一目標的方案途徑是多條的。
通常,最顯眼的方案不一定就是最好的方案,對過(guò)去方案稍加修改和略加推演也不會(huì )得到最好的方案,一個(gè)不引人注目的方案或通常人提不出的方案,效果卻往往是最佳的,這里體現了方案創(chuàng )新性的重要。
5、評價(jià)可供選擇的方案
在找出了各種可供選擇的方案和檢查了它們的優(yōu)缺點(diǎn)后,下一步就是根據前提條件和目標,權衡它們的輕重優(yōu)劣,對可供選擇的方案進(jìn)行評估。評估實(shí)質(zhì)上是一種價(jià)值判斷,它一方面取決于評價(jià)者所采用的評價(jià)標準;另一方面取決于評價(jià)者對各個(gè)標準所賦予的權重。
一個(gè)方案看起來(lái)可能是最有利可圖的,但是需要投入大量現金,而回收資金很慢;另一方案看起來(lái)可能獲利較少,但是風(fēng)險較小;第三個(gè)方案眼前看沒(méi)有多大的利益,但可能更適合公司的長(cháng)遠目標。應該用運籌學(xué)中較為成熟的矩陣評價(jià)法、層次分析法、多目標評價(jià)法,進(jìn)行評價(jià)和比較。
6、選擇方案
計劃工作的第六步是選定方案。這是在前五步工作的基礎上,作出的關(guān)鍵一步,也是決策的實(shí)質(zhì)性階段——抉擇階段。可能遇到的情況是,有時(shí)會(huì )發(fā)現同時(shí)有兩個(gè)以上可取方案。在這種情況下,必須確定出首先采取哪個(gè)方案,而將其他方案也進(jìn)行細化和完善,以作為后備方案。
7、制定派生計劃
基本計劃還需要派生計劃的支持。比如,一家公司年初制定了“當年銷(xiāo)售額比上年增長(cháng) 15% ”的銷(xiāo)售計劃,與這一計劃相連的有許多計劃,如生產(chǎn)計劃、促銷(xiāo)計劃等。
再如當一家公司決定開(kāi)拓一項新的業(yè)務(wù)時(shí),這個(gè)決策需要制定很多派生計劃作為支撐,比如雇傭和培訓各種人員的計劃、籌集資金計劃、廣告計劃等等。
8、編制預算
在做出決策和確定計劃后,計劃工作的最后一步就是把計劃轉變成預算,使計劃數字化。編制預算,一方面是為了計劃的指標體系更加明確,另一方面是使企業(yè)更易于對計劃執行進(jìn)行控制。定性的計劃往往可比性、可控性和進(jìn)行獎懲方面比較困難,而定量的計劃具有較硬的約束。
通俗地概括為六個(gè)方面,即做什么、為什么做、何時(shí)做、何地做、誰(shuí)去做和怎么做。簡(jiǎn)稱(chēng)5W1H。
1、做什么就是要明確計劃的目標任務(wù)和要求,明確每一個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)。
2、為什么做就是要明確設立目標任務(wù)的必要性,并論證實(shí)現目標任務(wù)的可行性。
3、何時(shí)做就是選定計劃實(shí)施的時(shí)機,以及規定計劃中各項工作的開(kāi)始和完成的進(jìn)度,以便進(jìn)行有效地控制和對能力資源進(jìn)行平衡。
4、何地做就是規定計劃實(shí)施地點(diǎn)或場(chǎng)所,了解計劃實(shí)施的環(huán)境條件和限制,以便合理安排計劃實(shí)施的空間組織和布局。
5、誰(shuí)去做就是計劃不僅要明確規定目標任務(wù)、地點(diǎn)和進(jìn)度,還應規定由哪個(gè)主管部門(mén)負責。
6、怎樣去做就是制定實(shí)施計劃的措施,以及相應的政策和規則,對資源進(jìn)行合理分配和集中使用,對人力、生產(chǎn)能力進(jìn)行平衡,對各種派生計劃綜合平衡等。
如果想要成功的分配時(shí)間,你可以使用估計、分配與控制等方法,你還可以用排定事件先后次序、工作時(shí)間表以及分配任務(wù)等方式來(lái)達到目的。
對于各種不同的事,是否分配了恰當的時(shí)間去做?是否將有限的,幾小時(shí)利用得有效?要將這些問(wèn)題仔細地分析,然后,就必須決定何事應先處理。有許多人都從公文堆最上面的一件開(kāi)始做,結果很可能使堆在下面的舊公文"越陳越香"了。很多事,就是如被擱置以致成了無(wú)法解決的問(wèn)題。
要避免這種錯誤,只有在每天晚上或早晨,坐在辦公桌前先看看那些堆在案上東西,花點(diǎn)時(shí)間瀏覽一番,并且歸類(lèi),分成數堆,再分別緩急依次排好,例如使用日事清進(jìn)行日程管理,將收集箱內的每一件事情按著(zhù)四個(gè)象限的標準分配,之后再進(jìn)行下一步的處理。"陳年老酒"就可絕跡了。
計劃職能。計劃職能是對管理進(jìn)行預先籌劃和安排的一項活動(dòng)。
計劃職能的特點(diǎn):預先性;預測性;評價(jià)性;選擇性;調整性。
計劃工作主要包括的內容:研究活動(dòng)條件、制定業(yè)務(wù)決策、編制行動(dòng)計劃
1)研究活動(dòng)條件
A.內部能力研究;主要是分析組織內部在客觀(guān)上對各種資源的擁有狀況和利用能力。
B.外部環(huán)境研究;是要分析組織活動(dòng)的環(huán)境特征及其變化趨勢,以了解環(huán)境的變化規律,從而預測環(huán)境在明天可能呈現的狀態(tài)。
2)制定業(yè)務(wù)決策:所謂業(yè)務(wù)決策,是在活動(dòng)條件研究的基礎上,根據這種研究所揭示的環(huán)境變化中可能提供的機會(huì )或造成的威脅以及組織在資源擁有和利用上的優(yōu)勢和劣勢,確定組織在未來(lái)某個(gè)時(shí)期內的活動(dòng)方向和目標。
3)編制行動(dòng)計劃。決策的基本特征:
目標性(即決策必須有一個(gè)既定的目標,沒(méi)有目標,決策就失去了標準和依據)
優(yōu)化性(決策的要求是在既定的目標和條件下尋求優(yōu)化目標和最佳地實(shí)現目標)
選擇性(進(jìn)行科學(xué)決策的重要條件是擬定盡可能多的可行方案以供選擇)
實(shí)施性(一個(gè)管理決策是否正確是在實(shí)踐中得到檢驗的)
決策職能決策的基本要素:
決策者(是決策系統主觀(guān)能力的體現者,可以是個(gè)人,也可以是集體。)
決策對象(一般是指可調控地具有明確邊界的特定系統。)
信息(既包括決策對象系統內部的信息,又包括決策系統外部所需的信息)
決策理論與方法(即要求決策者要運用正確的決策理論與方法進(jìn)行決策。)
決策結果(對決策結果要進(jìn)行分析和科學(xué)的檢驗)
計劃的具體寫(xiě)法:計劃由于大多以一個(gè)單位的工作內容范圍,只在單位內要求執行,所以一般不以文件形式下發(fā),因而除標題和正文外,往往還要在題下或文后標明“*年*月*日制定”字樣,以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫(xiě)法,其中哪一個(gè)要素都不應省略。正文寫(xiě)法,由于計劃是對一個(gè)單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求,所以寫(xiě)作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容:
(1)開(kāi)頭,或闡述依據,或概述情況,或直述目的,要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要;
(2)主體,即計劃的核心內容,闡述“做什么”(目標、任務(wù))、“做到什么程度”(要求)和“怎樣做”(措施辦法)三項內容,既要寫(xiě)得全面周到,又要寫(xiě)得有條不紊,具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”(任務(wù)、措施分說(shuō))。
(3)結尾,或突出重點(diǎn),或強調有關(guān)事項,或提出簡(jiǎn)短號召,當然也可不寫(xiě)結尾。
計劃是一個(gè)使用得非常廣泛的用語(yǔ),在不同場(chǎng)合的含義可能不完全相同。有人給計劃下的一個(gè)“簡(jiǎn)明的、不帶褒意或貶意的定義”是:“計劃”是未來(lái)行動(dòng)的方案。相應地,計劃具有三個(gè)主要特征:(1)它必須與未來(lái)有關(guān);(2)它必須與行動(dòng)有關(guān);(3)必須有某個(gè)機構負責促進(jìn)這種未來(lái)行動(dòng)。[①]
一般說(shuō)來(lái),計劃是指人們?yōu)榱藢?shí)現某種目的而對未來(lái)的行動(dòng)所作的設想和部署。它是人們在多領(lǐng)域、多層次上使用的一種自覺(jué)的行為。在任何領(lǐng)域、任何層次上完整的計劃,都必須具備目標、時(shí)限和主體三大要素。常識告訴我們,工作的內容越是復雜,參與實(shí)施計劃的行為主體和涉及的環(huán)節越多,越需要計劃性。我國古代就有“凡事預則立,不預則廢”的思想。西方經(jīng)濟學(xué)家也闡明了這個(gè)道理:“雖然我們無(wú)法預見(jiàn)未來(lái),但如果我們沒(méi)有根據當時(shí)所得到的信息而制定的未來(lái)計劃,我們就無(wú)法合理地行事。”[②]工作有計劃,至少可取得有序、協(xié)調、效率的優(yōu)越性。所謂有序,是指因為有了明確的目標以及為此而確定的步驟、重點(diǎn)、分工等,可在實(shí)現過(guò)程中分別輕重緩急,保證重點(diǎn),為全局奠定基礎,有條不紊。所謂協(xié)調,是指通過(guò)計劃作出事先的協(xié)調,處理好在計劃的制定和實(shí)施過(guò)程中的總目標與子目標之間、各具體目標之間、預期目標與時(shí)間約束之間、目標與手段之間可能存在的矛盾,促進(jìn)目標的順利實(shí)現。所謂效率,是指因為有序和協(xié)調,盡可能地激勵了行為主體的積極性,合理地挖掘并組織相關(guān)的條件,減少了盲目性,避免操作中的重復浪費,因而有利于提高效率。[③]有序、協(xié)調、效率的優(yōu)越性也就構成了計劃的一般價(jià)值。
計劃主體是多層次的,計劃的對象也是多層次的,因此計劃有個(gè)人計劃、家庭計劃、企業(yè)計劃和國家計劃等。作為計劃法所涉及的計劃,是處于宏觀(guān)層次的國家計劃,而且側重于經(jīng)濟計劃。當計劃被用作經(jīng)濟活動(dòng)的調節手段,并與國家的職能和權力結合起來(lái),就形成了國家經(jīng)濟計劃。
計劃是經(jīng)濟管理的一項重要職能,也是經(jīng)濟管理的一種重要手段。一般認為,經(jīng)濟管理具有計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制等職能,在這些職能中,由于計劃職能反映了管理者的決策意圖,決定著(zhù)管理行為的方向,制約和決定著(zhù)其他管理職能,因而被人們視為經(jīng)濟管理的首要職能。計劃作為經(jīng)濟管理的一般職能,是一個(gè)廣泛中性的概念,它普遍存在于不同社會(huì )制度和不同管理體制的國家之中,因而有無(wú)計劃不是區別社會(huì )制度和經(jīng)濟社會(huì )屬性的標準。[④]
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