公文格式與范文(公文格式)
公文格式與范文
1.概述
函,即信函,或稱書信。公函,即處理公務所用的書信。公函是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位間商洽和聯(lián)系工作時使用的一種文體。
公函的使用范圍很廣,平行機關或不相隸屬機關間聯(lián)系工作時可以使用公函,上下級機關之間聯(lián)系、詢問、答復工作時,也可以使用公函。
公函根據(jù)內容和性質,可以分為很多種類,如:用于商洽的商洽函、用于詢問的詢問函、用于答復的復函、用于委托的委托函等。另外,還有用于慰問的慰問信、用于祝賀的賀信、公開發(fā)表的公開信等,實際上只要它們使用于公務活動中,也應劃入廣義的公函范圍。不過,從狹義的范圍來講,函和信也有一定區(qū)別,函的使用比信的范圍窄,但比較莊重、嚴肅。
2.寫作要點:
公函在結構上一般由標題、正文、落款三部分構成:
(1)標題
跟一般的信函不同,公函的標題通常要包括發(fā)文機關、事由和文種類別(函)。有時可省寫發(fā)文機關,但事由和文種類別不能省略。另外,標題的右上方要有編號。
(2)正文
正文的開頭頂格寫受文單位,然后另起一段寫發(fā)函的原因、聯(lián)系的事項,最后一般要用“請研復”、“請協(xié)助”等字樣提出具體要求,結束正文。
(3)落款
法定作者、日期,并加蓋公章。
公函的寫作要求是:一事一函,語言規(guī)范、明了,語氣合乎內容要求。
3.范文
范文一
××市人民政府關于在鐵路壓煤改線
×××站建立交橋的函
[××××]××
×××委員會:
××鐵路壓煤改線×××工業(yè)站,位于我市×縣×××鎮(zhèn)。由于該站的建設,原有的×××站西側的平交道口按設計要求將要封閉。這樣就阻斷了溝通南北三鄉(xiāng)一鎮(zhèn)的交通要道,給鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和商品經濟的發(fā)展造成了困難。另外,鐵路以南五個村的大面積耕地在路北,由于鐵路所阻,給群眾的生產生活造成了很難克服的困難。工業(yè)站在設計在dk308+893處雖有一座凈高2.5米,寬6米,長220米的單孔立交兼排水涵洞,但因縱深太長,寬度較窄,高度很低,農機車輛不能通行,農忙秋收人畜難以通過。為此,請貴委員會給予照顧,在dk308+430處(原×××站西側的平交道口處)建立交橋一座,以適應當?shù)厣a和需要?？煞衽螐?。
××市人民政府
××××年××月×日
范文二
關于商洽代培統(tǒng)計人員的函
××金融管理干部學院:
得悉貴院將于3月份舉辦統(tǒng)計人員講習班,系統(tǒng)培訓統(tǒng)計工作人員。國務院《關于加強統(tǒng)計工作的決定》下達后,我廠曾打算集訓現(xiàn)職統(tǒng)計工作人員,但由于力量不足,未能實現(xiàn)?，F(xiàn)在貴院決定辦講習班,我廠擬派15名統(tǒng)計人員隨班學習,請你們代培。如同意,將是對我廠統(tǒng)計工作的有力支持。代培所需費用由我廠如數(shù)撥付。盼于復函。
此致
敬禮
×××機床廠(公章)
××××年×月×日
公文格式
公文格式
公文格式
公文的格式包括外觀形式和內在結構兩部分。公文的外觀形式是指公文的用紙標準、裝訂要求、文字排列方向、頁面設置標準等。按國家質量技術監(jiān)督局1999年發(fā)布的《國家行政機關公文格式》規(guī)定，公文的內在結構由眉首、主體、版記三部分組成。各部分的組成要素分別是：
1.眉首部分也稱文頭、版頭，由公文首頁紅色間隔線以上的各要素組成，包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等項。
（1）份數(shù)序號。指按同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號，用7位數(shù)的阿拉伯數(shù)字標識于版頭左上角第1行頂格。主要用于內容機密的文件，編號是便于文件統(tǒng)計、登記、保密和回收。
（2）秘密等級和保密期限。指公文內容涉及黨和國家機密程度的級別，分為絕密、機密、秘密3種密級。用3號黑體字標識在版頭右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
（3）緊急程度。指對公文送達和辦理的時間要求，分為“特急”、“急件”2種，其中緊急電報的緊急程度可分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4 種。用3號黑體字標識在版頭右上角密級下1行。
（4）發(fā)文機關標識。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”構成，一般套紅色印制，即俗稱的“紅頭文件”.聯(lián)合行文時，發(fā)文機關并排，主辦機關排在前，“文件”二字排在右側。
（5）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、序號構成，如“國辦發(fā)【200611 1號”,表示國務院辦公廳2006年發(fā)出的第1號文件。置于發(fā)文機關標識之下、紅線之上居中的位置；如有“簽發(fā)人”,則“發(fā)文字號”居左，“簽發(fā)人” 居右，兩者同排一行，中間空1字。
（6）簽發(fā)人。上報文需標識簽發(fā)人姓名，用3號仿宋體字，平行排列于發(fā)文字號右側。
2.主體部分又稱行文部分，是公文的關鍵部分，包括標題、主送機關、正文、附件、落款、成文時間、印章、附注等。
（1）標題。一般由“發(fā)文機關+事由+文種”組成，位于紅線下第1行居中，用2號或小2號宋體字。公文標題除書名號外，一般不用其他標點符號。字數(shù)較多時，(fwsir)可分多行排列，但分行時不能拆分詞組，一般“的”字不放在行首。
“發(fā)文機關”要寫全稱或規(guī)范化簡稱，如文件首頁具有制發(fā)機關的標識，標題可省略機關名稱。
“事由”應準確、扼要地概括公文的主要內容，一般用介詞“關于”引出事由。
“文種”是公文種類，用以揭示公文的性質和制發(fā)目的。正確使用文種，有利于及時、準確地處理文件。
（2）主送機關。也稱“受文機關”,指公文的主要受理機關。應使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，與標題相隔1行，左起頂格書寫。上行文一般只寫一個主送機關，下行文可以有多個主送機關，按其級別或慣例依次排列。公布性公文，如公告、通告等，沒有特指的主送機關，則不寫。
（3）正文。這是公文的中心，表達公文的具體內容。正文結構一般包括開頭（表明制發(fā)公文的依據(jù)、目的'或原因）、主體（寫明具體事項）、結尾（一般有與文種相適應的習慣用語），因文種不同，其寫作要求也不盡相同。
（4）附件。指與公文內容有關的隨文發(fā)送的文件、材料等，是正文的有機組成部分。置于正文下1行空2格標識“附件”,說明所附材料名稱、份數(shù)和順序號。
（5）落款。即發(fā)文機關名稱，如首頁已印制有發(fā)文機關標識，或標題已寫明發(fā)文機關的，可不再落款。
（6）成文時間。成文時間以負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規(guī)性公文，以批準日期為準，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準；電報以發(fā)出日期為準。成文時間要用漢字寫全年、月、日，“零”寫為 “,寫在右側抵4格處。會議通過的文件，成文時間寫在公文標題下的括號中。
（7）印章。除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，公文都應加蓋印章。印章要端正、清晰地蓋在成文時間的上方。上不壓正文，下要騎年蓋月。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章，主辦機關印章排在前，每排最多排3個印章，印章之間互不相交相切，最后一排如余1個或2個印章，均居中排列，日期則標在最后一個機關名稱之下。
（8）附注。指與文件有關的注解或說明。居左空2格標識在成文時間下 I行。
3.版記部分包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、印制份數(shù)等項，版記各要素之下均加一條下劃線。
（1）主題詞。指反映公文主要內容、文件類別的規(guī)范化的名詞或名詞性詞組，主要是為了方便檢索公文。標引主題詞應從有關主題詞表中選用，如《中共中央辦公廳公文主題詞表》、《國務院公文主題詞表》等，如使用公文主題詞表以外的詞組，應在詞組前標識”△“符號。每份公文一般選用3-5個主題詞，主要由類別詞（表示公文涉及的范圍或類別）、類屬詞（提示公文內容的核心詞）和文種組成，詞目之間空1格，”主題詞“三字用3號黑體字，詞目用宋體字。
（2）抄送機關。指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。標注抄送機關的目的在于明確公文的發(fā)送范圍，使有關機關了解公文的內容，以便在必要時給予配合。抄送機關有抄報（給上級機關）、抄送（給平級機關或不相隸屬機關）、抄發(fā)（給下級機關）之分。
（3）印發(fā)機關和印發(fā)日期。指負責把公文文稿印制成正式公文的機關，一般是秘書部門。印發(fā)日期指公文文稿送印日期，用阿拉伯數(shù)字標識，可以是成文時間，也可比成文時間稍晚，不能早于成文時間。此兩項在同一行排列。
（4）印制份數(shù)。標明印制公文的份數(shù)，居于印發(fā)日期之下，加小括號。