合同存檔管理(合同歸檔管理辦法)

1.合同歸檔管理辦法

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合同歸檔管理制度

1.目的

為進一步規(guī)范、加強公司各類合同歸檔管理，避免遺失，便于查詢，統(tǒng)一歸檔，特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司各類合同的管理。

3.職責

3.1行政人事部是本制度制定及監(jiān)督的責任部門；

3.2各部門是本制度執(zhí)行的責任部門。

4.合同分類管理

合同分類|管理部門|備注|

（客戶）商務類|行政人事部|存檔文件為原件|

（供應商）商務類|行政人事部|

技術類|行政人事部|

（客戶）保密類|行政人事|

質量類|行政人事部|

人事類|行政人事部|

其他|行政人事部|

5.合同編號

6.5.1編號規(guī)則

HSNE—XXXX—X—XXXX

文件編號

企業(yè)代碼年份 流水號

5.2文件編號

SW|商務合同|ZL|質量協(xié)議|

JS|技術協(xié)議|BM|保密協(xié)議|

QT|其它|

7.歸檔管理

8.6.1各部門指定專人進行合同歸檔管理，各類合同經公司領導審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門將原件送至保管部門進行存檔保管，（如有多余件，合同簽訂部門自行保管一份）；

6.2原件保管部門收到合同原件后，對合同進行掃描并將掃描件進行電子檔歸檔管理，同時發(fā)一份給業(yè)務經辦部門；

6.3電子歸檔處理完后，對合同原件進行紙檔分類保存，并建立查詢目錄；

6.4市場營銷部的各類合同（非人事類），由銷售管理科統(tǒng)一編號、保管，電子目錄發(fā)送文件歸檔部門備份。

2.簽訂保管合同應注意事項有哪些?愛問

1、保管合同的成立。

保管合同為實踐合同，即保管合同僅有承諾生效，雙方意思表示一致，該合同仍不能成立，還須寄存人將保管物送保管人，保管合同方才成立。 2、保管憑證應記載的事項。

保管憑證是保管合同的一個重要證據，需注意以下事項： （1）若保管憑證僅為接受保管物憑證，則所記載事項較為簡單，只需記明保管人及所收保管物的名稱、數(shù)量等基本情況。 （2）若保管憑證即為保管合同，則簽訂保管合同應使用全國統(tǒng)一的保管合同文本，保管合同應盡量做到條款齊備、文字涵義清楚、責任明確。

3、保管人的限制。保管合同是以保管物品為目的的合同。

委托人將自己的物品交給保管人保管，只是把該物品的使用權交給保管人保管，該物的物權仍歸委托人，保管人只能按合同約定妥善管理的義務，并承擔保管期間的毀損、滅失責任。 保管人不得將保管物轉交第三人保管，但當事人另有約定的除外。

保管人違反該規(guī)定將保管物轉交第三人保管，對保管物造成損失的，應當承擔 損害賠償 責任。 4、保管費用。

訂立保管合同時應當明確保管費用，否則保管會是無償?shù)牧x務行為。無償?shù)谋９苄袨槌９苋四茏C明自己沒有重大過錯行為不承擔賠償責任外，其他情形也要承擔保管物的損害賠償責任，因此，在訂立保管合同時，應明確保管物應支付的費用。

5、保管合同的訴訟時效。 《民法通則》 第一百三十六條規(guī)定，寄存財物被丟失或者損毀的，訴訟時效期間為1年。

3.轉人事檔案手續(xù)能代辦嗎?五險一金是否也能一起代轉?如果想把檔案

人事檔案保存 1 。

單位委托保管人事檔案手續(xù)如何辦理？ （1） 委托單位營業(yè)執(zhí)照副本（復印件），加蓋公章； （2） 與我中心簽定《單位委托人事代理協(xié)議書》； （3） 提供委托存檔人員名單（名單需注明姓名及檔案原所在單位全稱）。 2 。

流動人員個人存放人事檔案具備哪些條件？ （1） 存檔人員的年齡：原則上男性50歲以內，女性45歲以內； （2） 原工作單位必須同意調出； （3） 檔案內容齊全 。 3 。

人事檔案的主要內容是什么？ （1） 不同階段的履歷表 （2） 派遣證、招工表或就業(yè)登記表 （3） 年度考核表 （4） 大中專畢業(yè)生轉正定級材料 （5） 專業(yè)技術職稱資格變動材料 （6） 婚姻狀況變更材料 （7） 因公或因私出國（境）的記載材料 （8） 獎懲材料 （9） 黨、團材料 （10）工齡審定表 （11）與用人單位簽定的勞動合同等 4 。 我中心為存檔人員提供那些服務項目？ （1） 為流動人員辦理調檔、存檔手續(xù)； （2） 為流動人員辦理轉存和調出手續(xù)； （3） 為申請因私出國（境）的存檔人員出具各種公證證明； （4） 負責為高校畢業(yè)生辦理一年見習期滿轉正定級手續(xù)； （5） 為專業(yè)技術人員辦理評定專業(yè)技術職稱的申報工作； （6） 為存檔人員出具有關人事證明（邊境證明、婚姻狀況證明、考學證明、工齡證明等）； （7） 負責流動人員檔案材料的收集、整理、歸檔、保存等。

5。 如何辦理存檔手續(xù)？ 流動人員需持本人居民身份證來我中心開具商調函，憑商調函回原單位辦理檔案轉移手續(xù)，待行政、工資關系轉來后，即可與我中心簽定存檔合同；京外人員需出具本人居民身份證、在京地區(qū)暫住證，在京單位聘用合同。

6。 如何辦理檔案和人事關系的轉出手續(xù)？ （1） 個人委托存檔人員要求調出時，需持接收單位人事部門的商調函或正式調函；集體委托存檔人員要求調出時，除接收單位接收函外，還要委托單位出具同意調出的證明； （2） 以上手續(xù)齊全。

我中心負責辦理檔案的密封和人事關系的轉出手續(xù)。 （3） 存檔人員在辦理完畢轉出手續(xù)后，與我中心簽定的存檔合同即終止，存檔人員須將存檔合同書及存檔卡退回我中心。

（4） 檔案和人事關系的轉出必須由存檔人員本人或接收單位人事部門憑單位介紹信辦理，不能委托他人代辦。 7.存檔人員注意事項 （1） 存檔人員交納檔案管理費、接受各種服務時須出示存檔憑證和本人身份證，存檔人員中重名的很多，以避免張冠李戴，給您造成不便； （2） 來中心辦事前應先來電話咨詢，弄清辦事程序及所需證件材料等，免得因跑冤枉路而浪費您的寶貴時間； （3） 存檔期間若您的工作單位發(fā)生變動，應要求調出單位為您出具工作鑒定，并將鑒定材料交人才中心存檔，這能證明您的工作經歷，對您今后工作、辦事很重要； （4） 存檔期間若聯(lián)系電話、通信地址發(fā)生變動，請及時通知人才交流中心，以便有事能及時通知您，確保您的利益不受損害。

（5） 調出檔案前請要提前一個工作日電話通知我們，我們會提前為您整理好檔案，第二個工作日之后您可隨時取走檔案，減少您在人才交流中心等候的時間。 8.高校應屆畢業(yè)生管理 1。

對委托存檔單位接收的高校應屆畢業(yè)生，我中心提供哪些服務？ （1） 戶籍管理。 負責為戶口已落入我中心集體戶口的畢業(yè)生，按戶籍管理條件接受當?shù)嘏沙鏊牟樵?、管理、服務?/p>

（2） 檔案管理。負責辦理畢業(yè)生檔案的接收管理手續(xù)。

（3） 負責為畢業(yè)生辦理轉正定級手續(xù)。 （4） 負責為畢業(yè)生辦理初次專業(yè)技術職稱資格的認定工作。

（5） 負責為畢業(yè)生提供其它有關人事工作方面的服務。 2 。

在我中心存檔的高校應屆畢業(yè)生見習期滿后，如何辦理轉正定級手續(xù)？ 凡在我中心存檔的應屆高等院校畢業(yè)生，一年見習期后，可以在我中心申請辦理轉正定級手續(xù)，具體辦理程序： （1） 填寫《高等院校畢業(yè)生見習期考核表》。 （2） 存檔人員從業(yè)單位填寫考核意見，加蓋公章后，報中心審核辦理轉正定級手續(xù)。

4.合同的檔案管理

合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的相關證據材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關的證據材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。

其主要內容包括：檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。

為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定合同檔案管理制度。為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。

1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

3、合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統(tǒng)計清單。

4、合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、部門

主管領導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。

7、合同文檔必須專人負責管理。

5.檔案管理的注意事項包括那些

檔案管理應注意這幾方面：文件分類、文件整理、標簽標明、特殊文件、鑰匙的保管。

1、文件分類 公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是進行文件分類。

2、文件整理 分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐一裝盒收納。

3、標簽標明 把文件逐一裝好之后， 記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。 4、特殊文件 每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標記，用于提醒自己，或者提醒他人。

需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。 5、鑰匙的保管 一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據公司規(guī)定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著責任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹慎， 不要隨意交給他人。